职责清晰:流程角色分工和职责清晰。
设计流程绩效指标:设计流程的绩效指标体系,以判断流程运行绩效,并从战略角度确定流程的关键绩效指标。很多企业的考核指标是从职能考核角度设立,而没有从流程角度去建立、跟踪、考核流程的绩效。从本质上讲,所有的绩效都是依附于流程的或者说是在流程中产生的,从流程角度设立的绩效指标才能促使大家放弃部门本位主义,促使大家关注流程整体的绩效。因此,我们建议企业在流程管理有了一定基础上,从流程产出(过程产出、最终产出)角度去整合设计绩效指标,并选择与阶段性战略目标相关的指标作为KPI。
适应性:流程适应企业战略发展要求;流程适应实际运作要求。很多企业的流程还没有体现战略的要求,没有将战略实施的关键要素融入到流程中,从而变成员工的日常操作行为,还有些企业战略变了,而流程没有做相应的调整,新的关键成功要素没有体现在流程中。所以我们要特别强调流程的适应性。另外,不要妄图用统一的流程去管理不同的业务,这样只会使流程一开始就处于失效状态;
3、流程实施与评审机制
流程建立起来后,关键在于实施,需要树立起流程的权威性,以及建立起流程的持续评审机制,从而牵引流程的持续优化。流程的实施于评审工作,可以参考下面的步骤。
发布、培训宣贯:流程发布后要对相关执行人员进行培训,确保流程执行人员明确在新流程中职责、执行规范的变化,及时掌握新流程所需的操作技能。
树立流程权威性:流程建立起来后,必须树立起流程权威性,打造“重视流程、使用流程、管理流程”的氛围。流程要得到有效执行,没有随意破坏流程权威性的现象出现,企业全体员工形成按流程规定操作的习惯。
建立评审机制(计划、方法、绩效测评),并实施评审:这是保证流程持续有效的关键步骤。关键流程评审由流程管理部门组织流程评审小组进行评审;其它流程评审由流程主导部门组织相关人员进行评审。
实施奖惩措施:如何管理变革,包括流程管理变革,都必须要有制度支持,否则就会不了了之。需要建立起一套制度,奖励在流程实施中提出有效改进措施的行为,惩罚不按流程规定执行的行为。
4、流程改进机制
针对流程实施与评审中收集到的流程缺陷,需要组织跨部门的改进小组进行流程的程序改进。不断融入企业阶段性战略要求,融进先进的管理思想,进而消除管理瓶颈,使流程持续优化、持续有效,是流程管理部门的重要职责。
流程改进工作可以从下面几个方面进行:
体现战略:流程必须能够支持企业战略的实现,这样的流程才是有效的,否则就是无效的,甚至会产生负面的效果,因此流程改进目标必须体现企业战略要求。
体现先进管理思想:流程改进必须体现先进的管理思想。
消除管理瓶颈:流程改进目标必须消除目前的管理瓶颈。
标杆基准:树立行业或相关行业的标杆基准,学习业界标杆的成功经验和方法;以标杆为基准设置流程绩效目标和提升计划;对标杆基准进行跟踪研究。
协调平衡:流程改进时应同时梳理和协调上下游流程和接口流程,确保流程间的协调和平衡。最后,完成流程管理的业务体系的构建以后,还必须保持流程的持续优化。例如按照流程管理组织体系的要求,组织跨部门的流程工作小组收集流程运行中存在的问题,定期对流程进行评审,对问题流程或者适应性不强的流程进行持续优化,从而优化工作方法,解决管理瓶颈。只有坚持流程的持续优化,才能在运营效率上超越竞争对手,创造竞争优势。