会议准备工作很重要

    以会议来说，其进行的方式，有时也会存在很大的问题。一般人都有一种固定观念，认为所谓的会议，是坐着喝茶而进行的那种"玩意"。而且又一致认为，越是重要的问题，越需要耗费时间讨论。但是，世界八大会计事务所之一的某机构，不管是多么重要的会议，会议参与者往往站在走廊谈论几句，一下子就把问题解决了。管理者要积极地采用迅速的谈论方式，同时也明白了一件事，那就是：所谓的会议，并不一定要浪费时间，不管是如何重大的决定，只要有心的话，在短时间内就可以处理妥当。不过为了达到这个目的，在会议开始以前，就非要做一种准备工作不可，以便提高出席者的意识。因此在开会前，就应叫几个人(出席会议的人)提出"必须讨论的内容"、"其问题点"、"解决的方案"、"每一个解决方案的利弊分析"、"本人所下的结论"等的问题，把它们列举出来以后，再复印几份，在会议前分发给每一个与会者。经过如此的处理以后，在召开会议以前，已经提高了出席者的问题意识。这以后，只要针对重点，展开若干的质疑讨论，即可形成决议。��

    如果不经过这种步骤而集合的话，全体必须从"无"的状态开展讨论。在这种状况下，往往必须经过一个小时以后，方能够使问题明朗化。有时经过很长的一段时间，仍然不能获得结论，甚至必须"憋"到下一次的会议。在没有可靠充足的资料的情况下，搬出几个"假设"谈论，只有浪费时间罢了。不如在该资料到手以后再讨论，这样才会产生立竿见影的效果。不过，在这以外的场合，如果胡乱的讨论问题的话，只能浪费时间。只要事前的准备工作进行得很好，就不会变成"消极性"会议。��

    为了使会议能够"迅速"地进行，除了上述的准备活动必须充实之外，最好能事先确定会议结束的时间。人类的心理很微妙，一旦知道时间很充足，紧张感就会消失，效率也会跟着降低。所以只要确定"结束的时间"，就可以使人产生注意力。遇到这种场合，如果跟会议开始时一样利用"零数效果"的话，效率将大为提高。

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