跟单程序（Follow-upProcedure）

　　报价

　　收到客户报价资料–核查资料是否齐全–交经理过目征询意见–1）寄供应商或者工厂报价2）同时作好quotationformat（拍照，输入基本资料）－供应商工厂收到资料后跟进核对有无问题－三天内追到报价－分析对比报价－完善quotationformat-汇报经理征询意见后用quotationformat报给客户－客户询价资料存档－跟进客户意见

　　备注：报价资料给供应商或工厂时，请使用我们自己的询价单，有关客户资料联系方式不应遗留在给工厂的资料上；另工厂需要翻译时请把英文改成中文；供应商工厂应在一周时间内退回原样资料；原样资料及客户下单前的所有资料存档用１１孔文件袋保存到相应的客户ＤＥＶＥＬＯＰＩＮＧＦＩＬＥ中，不要与大货定单混装，也不要乱放在桌面或者其他地方．

　　样品确认

　　通常需要技术部确认的样品有:初样(头样)–尺寸样–确认样–产前样–大货船样

　　业务部门收到样品后初步核对订单图纸等资料-连同SAMPLEAPPROVALFORM/ORDERFILE或者DEVELOPINGFILE/前次留样一起交技术部-技术部看样后(通常不能迟于第二天)将打印尺寸表及样品意见(英文)附在样品上签字盖章交给业务员-业务员核对寄出.

　　业务部门收到客户样品意见后,应将意见打印出来首先将原意见在文件夹内存档,再复印一份给技术部补充在SAMLEAPPROVALFORM上放进ORDERFILE及样品上;同时将整套更新资料发给供应商工厂,不得直接将客户意见转发;如有尺寸表更新,应将旧的尺寸表划掉并在下面备注SEENEWSIZESPECDATEDxxxxx,将新的尺寸表放于最上方.

　　供应商送样时要求带纸样，以便有问题时直接在纸样上修改。

　　寄件

　　样品寄送必须先以邮件通知对方,并打印出一份作为清单和样品一起附上.必要时电话沟通.国际快件重量尽量不要超过5KGUSD20每票提单.

　　存档

　　所有的往来涉及价格交期以及款式细节等定单重要内容的E-mail必须Printout出来，按照不同的定单、款式存入File中。

　　DEVELOPINGFILE

　　根据各个客户每年度建立DEVELOPINGFILE，内容如下：

　　FILE名字：“客户名”+年度+DEVELOPING如BANDO2007DEVELOPING

　　DEVELOPINGFILE包括所有待开发的样品，以及询报价等。一旦成为销售样订单或者大货订单，资料转入SALESSAMPLEFILE或者ORDERFILE；已确认取消的PROGRAM，请用分页纸隔开放到该文件夹的最后；

　　每个款式用一个11孔袋装好；下销售样或者大货之前的色样面料辅料样等均先放在相应的11孔袋内。顺序：图稿／照片，尺寸表，色样，样品意见等

　　ORDERFILE

　　ORDERFILE按照客户，年度／季节建立，大货定单一经确认，需马上建立ORDERFILE包括内容如下:

　　-订单;

　　-尺寸表;图;

　　-大货面辅料确认资料；

　　-客人样品确认或其他更改意见;

　　-测试报告(如有要求);

　　-中,末期验货报告;

　　-涉及定单重要修改的邮件和其他相关资料;

　　客户有更新的资料发过来时，需要将旧的在存档FILE中用红笔划掉，并在上方醒目位置写出“SEEUPDATED年月日”，然后将更新的内容放在最上面。如客户用邮件通知的更改等内容，用红笔在相关定单或者尺寸表上标出，然后注明更改日期并签名，客户邮件附在最后面。

　　Q.CFILE

　　样品确认，大货投产后由业务部马上建立；内容如下：

　　-订单;

　　-尺寸表;图;

　　-大货面辅料卡（大货面辅料到厂后由供应商提供,业务员确认签字后放入);

　　-客人样品确认或其他更改意见;

　　-测试报告(如有要求);

　　-中,末期验货报告;

　　沟通联络注意事项：

　　1．客人所有的E-mail都需要当天回复，需要经过核实、查资料确认的E-mail如确有困难当天回复不了时须通知客户并告知大概回复时间。通知性的内容亦需要回复确认收到。

　　2．所有价格，交期以及涉及订单细节的重要内容须以客人书面确认为准。并且要打印出存档；

　　3．所有有关价格交期等重要内容的邮件须抄送部门主管知道。

　　4．样品寄送，交期变化等跟单过程中的具体细节必须先以邮件形式通知客户或者供应商.必要时电话沟通；

　　5.邮件字体：ARIAL１４

　　文档抬头文件夹字体：ARIAL18

　　销售样订单（SalesSample）

　　SampleOrder-First/sizesample-Buyercomments-Salessample

　　1)收到sampleorder-打印并仔细核查是否明细完整(是否包括款式/质地/颜色/数量/交期/商标等内容)，如无问题马上寄出安排给供应商.并将订单资料存档到DEVELOPINGFILE中;收到订单当天要跟客户书面确认并告知大致的出样时间，如有问题也需及时知会客户。

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