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洽谈时间使用法


[  21品牌网    更新时间:2005/11/24  ]    

1.面谈时,不妨事先询问对方"有何贵干?"如此才能有效地使用时间


    通常,应尽量把面谈挪到午后进行。如果在上午做这件事的话,给秘书安排工作、必须尽早办完的电话联络等每日的必做差事,就非得挪后不可,使得一天的工作不能圆满地进行。这正是上午某些人不进行会客的原因之一。同时,下午的时间使用于会客,因做案头工作而感到劳累的大脑,往往可因此恢复清新。不过话又说回来了,下午的时间并非无限。以个人来说,除了会客以外,还有一大堆的工作。除非在短时间内,从事有效率的交谈,否则的话,再多的时间也不够用。因此,对方表示要面谈时,就应叮咛秘书尽量地详细询问对方的"差事",如果在没有任何准备的情况下,就与对方交谈,除非你手中握有对方的资料,或者对方当场就告诉之你急于想知道的事情,否则的话,只是浪费彼此的时间。又如虽然通过电话,已经知道对方有什么"差事",还是会叫秘书把重点记录下来。只有如此,能够有效地使用会客时间。有时,自己认为脑海里已经有了答案,但实际交谈时,往往会漏掉重要的部分,或甚至语气不肯定。因此,还是记录下来较好。例如谈及法律方面,必须写出"何月何日何地发生了何事";碰到继承问题的话,则必须把家族情况写出来。经过了"书写"的作业后,就能够明显地整理出事实的相互关系,而且一面看记载的事项,一面听对方说话,理解的速度便会加快。如此进入某种程度的理解状态,再跟一个人面谈,在短时间内,就可以进入话题的核心。


2.跟喜欢摆龙门阵的人面谈时,不妨决定结束的时间


    有的办公室有所谓的"会客室"。不过,只摆着开会用的桌椅,接见客人时,一向都利用这些东西为什么呢?理由之一,一般会客用的桌子很低矮,不过适合于一面交谈一面书写。同时,那种坐起来挺舒服的沙发,一旦坐下就有迟迟不想起来之感。根据经验,使用会开用的桌椅,更能够迅速地办好事情。然而,这个世界到处有喜欢饶舌头的人。这种人跟他碰面时,久久不进入正题,尽是在不重要的话题中打转,就是事情已经办完,还是 "依依不舍"地说一些无关痛痒的话儿。或许,他的话会带来重要的信息,然而,预定要做的事情太多时,如此的被"轰炸",实在叫人吃不消。所以,在会见客人时,不仅要规定面谈的时间,在听到对方的叙事之后,还要迅速地判断所需时间,再决定面谈到"几点几分"为止。如果事前有如此规定的话,就不至于拖拖拉拉地谈上一大堆。而且,时间的限制,又能够产生一种紧张感,使交谈变得紧凑,言之有物,内容精简而有力。不过,所谓限制面谈的时间,对某些人仍然不能产生效果。遇到这种场合,最后的一张王牌就是告诉他,你必须跟另外的人面谈。如果他仍然不识趣的话,那就索性对他说"从几点几分开始,管理者又得去赴约……"可以如此地提醒对方。最叫人感到百思不得其解的是:"管理者又得去做一件重要的工作",对喜欢饶舌头的家伙往往不太有效,但是,说出了"管理者还得去赴一个约会",他们就会识趣的告辞。想不到这话如此具有说服力。除此以外,对于迟迟不说出来意的对象,总是要想尽办法,叫他尽快地说出来意。唯有如此,才能够大幅度地减少时间的浪费。


3.等人最好选在书店等能够有效使用时间的地方


    为了出席会议或者商讨某事,几乎每个人都有在外面等待对方的经验。遇到这种情况,第一个考虑的条件,不外乎"容易找到"的地方,至于其它的条件则很少被考虑。事实上,只要较好地选择等待的地方,即可使时间的损失减低到最小程度,甚至把等待的时间当成"活的时间"使用。


    通常,一般人最喜欢选某个广场或火车站的剪票口为等待场所。如果由来选定等待场所的话,绝对不应选择这两种地方。因为那些地方很杂,难以开展联络工作。选择这种场所的话,一旦碰到预料以外的事故,或者临时有急事,则无法在约定时间为到达现场;由于无法联络,对方只有干等一回。为了防止浪费时间,在决定等待的场所时,首先必须考虑的是:"容易联络的场所";


    同时也应考虑到,是否能够有效地使用等待的时间。如果对方能够准时到达,那就没有话说。最怕的是对方迟迟不来,或者由于你顺路而提早到达,遇到这种情形,如果只能站着等的话,那就不能好好地活用这一段时间了。最适用于等待的地方是"书店"。预先就告诉对方你要在书店那一层、那一个角落。这样,对方就不必在店里到处寻找。应在对方到达以前,翻翻新出版的书籍,或者刚出版的杂志,借此寻找自己所必要的信息。这样做的话,等人时间就不会感到焦躁不安,还可以活用那一段时间呢!只要是大型书店,由于目标很大,对方不费力气就可以找到。到必要时,也可以拜托书店的服务人员使用扩音机叫人。由此可见,书店是最理想的等人场所。

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