电话的使用法

    以办公室来说，每天都会接到大量的电话。打电话来的人，其目的不一。有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有不关痛痒的"打哈哈"电话。电话最叫人感到不便的是亲自去接电话，否则，根本就不知道对方的用意。如果说每一个条给的电话，都要一一接听的话，则大半天用于听电话可能还嫌不够呢!同时，对方来电话找某个指定的人物时，碰到该人物正在接听其它电话，或者会客时，只要接电话的人答以"他正在讲话中"或者"他正在开会"，打电话的人肯定会说"那么，等一会再打来……"而且，一旦挂断电话，谁也不敢保证他是否会再度打来。这样的话，将无法跟有急事待办的对方联络上，甚至错失些机会。这样，在办公室里面，不管是"谁"打来的电话，秘书都会答以"请你稍等"，然后，再把留言条递给你。事先，就跟秘书决定好处理电话的记号。例如你在秘书递过来的留言条上写"W"的话，那就意味着"请对方稍等一下"，写"T5"的话，则表示"五分钟，管理者会打电话给对方"。如此，虽然在接待客人，或者正在打电话，仍然可以迅速准确地应付各种电话。��

1. �北竿�字条必须写下基本要素

    以企业界来说，电话是最为重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用方法不当的话，不管是在时间或者效率方面，都会受到损失。因此，应自制"电话处理窍门"，以便能够迅速地处理电话业务。如接到电话时的备忘字条，一律采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的"5W"，规定办公室的人员也使用"5W"的书写方式。即是--"何时"、"何人"、"何事"、"何地"、"如何处理"五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处理，自然可以节省很多时间。��

2.�蹦谌荼冉显勇业牡缁埃�可按不同的目的，书写在不同的备忘纸上��

    如果对方打来的电话包含很多目的的话，那就必须一面听电话，一面把目的分别书写在不同的备忘纸上。即使是接打给自己的电话，也最好把内容记载于备忘纸上，如此才不至于弄错，看起来一清二楚。例如，你身兼律师、会计师及翻译等职，凡是业务单位一打电话来，往往会涉及法律、税务，以及国际等问题。遇到这种情形，如果又杂又长的全写在同一张备忘纸的话，隔不久之后再看，可能就会感到费力，以致不得不重新写在别的字条上，这样，就多费时间，也不利于提高效率。因此，逢到这种情形，你都应一面听取对方的话，一面根据不同的目的，分别书写在不同的纸上。这样做的话，整理起来很容易，而且也能避免错误。��

3.�贝虻缁笆比绻�接电话者不在，最好也把目的说出来��

    给某人打电话时，遇到对方不在，一般人总是会说"那么，管理者以后再打来"。或者"请他回电话给管理者好吗?"接着就把电话挂断。但是你不应采取这种方式。即使接电话的人不在，应也把目的告诉接电话的人，因为等着跟对方亲自交谈的做法，实在是效率很差的一件事情。就算是旁人替你接电话，对他说"请再打电话来……"，如果他打来电话的时候，碰巧你又不在的话，那岂不是又浪费很多的时间?如果对接电话者说出要点，他就会把"话"带给对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。以企业界来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要的麻烦以及节省时间，不妨把"目的"告诉接电话的人。

4.�鼻攵苑皆谥付ㄊ奔淠诖蚶粗匾�电话��

    为了有效地利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人不会在电话里把目的完全表达时，往往会说："以后，管理者再打电话给你。"遇到这种情况，一定会毫不放心地问他"管理者何时接到你的电话呢?"因为有很多人口口声声说"以后再打电话给你……"然而，却是黄鹤一去不复返了。有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等上一、两个星期，实在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话，而呆在家里不敢出门。为了提高工作效率，不妨活用这种"指定时间"。��

5.�贝映霾畹馗�公司打电话，必须先计划好时间��

    在指定时间内打电话或者接电话，对于出差等情况也十分有效。从出差地跟公司打电话联络，是一件非常重要的工作。反过来说，公司跟出差人员打电话联络，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打了电话，却碰到对方不在，或者正在讲话中，使得简单的目的无法传达。为了防止这类的"麻烦"事件，在出差以前，一定要说好每天往回打电话的时间，以及指定接电话的人。这样，遇到你从出差地往回打电话时，就能够完整的指示部属，提出的报告，同时，部属也会完整的告诉你，在你不再的期间里，有谁打电话来，发生了什么事。如此，就能够迅速正确的做出指示。又如在清晨及夜间等，办公室没有人的时候，为了方便联络，都应活用电话录音，以高效地利用时间。例如你在从事片刻不能离开现场的工作时，一旦电话中断，效率就会大打折扣。遇到这种情形，不妨使用电话录音的方式。��

    必要的话，可以每隔一段时间，听取电话录音的内容，再给对方打电话，如此，才不会怠慢对方。��

6.�崩�用MONITOR的功能及无线电话，有效率地使用等待时间��

    你有时打电话，虽然打通了，但是对方并不立刻说话，或者听电话，则屡次要求"请稍等"。又如打电话询问政府机关时，对方为了调查，或请示上司，常常会发生这一类的事情。而且，这种所谓的"稍等"，往往会长达两、三分钟。在这个时间内，打电话的人只好静静地等待。虽然每次只有两、三分钟，但累积下来将会在时间上造成很大的损失，等待的人也会坐立不安。��

    为此，办公室专门安装具有MONITOR功能的电话。经过这样的安排，一直到对方的声音在扩音机里响起来为止，可以放下受话机，从事别的工作。既然不知道对方何时会"开腔"，你大可不必呆呆地等待下去。使用装置了MONITOR电话机的时候，即使电话铃声响了起来，也不必去管它，一直到扩音机传出来对方的声音，再去接也不迟，可以说是非常方便。

    除此之外，使用无线电话也非常方便。例如，你可以一面利用电话跟对方交谈，一面在屋子里自由的走动，到书橱找资料，甚至一面记录对方所说的要点。��

7.�笔褂酶接惺辗严允镜牡缁埃�可以同时节约时间与金钱最近，电话又增设了种种优异的性能，你不妨把它积极加以活用。办公室一旦使用"附有通话时间与费用显示"的电话机，通话时间与费用就会同时被显示出来，就算你不愿意，也会意识到通话的时间，以及不断上升的费用，这样自然就会很有效率地使用电话了。

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