会议通知的派发

    很多会议召集人，常常为送发适当的会议通知而头痛。这可能是因为他们的疏忽所造成，也可能是因为他们太过匆促地决定召开会议，以致欠缺足够时间作妥善的斟酌所造成。

    一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项：

(1)开会的时间(包括日期及起止时间)。

(2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。

(3)会议的目标。

(4)与会者须事先准备的事项。

(5)其他与会者的姓名。

    一般的会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手中，因为现代人在安排各种活动时，多半提早一个星期作规划，而且一个星期的时间大概足以做好开会前的各种准备工作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘，因此当你有必要发出超过一星期的会议通知时，你最好能在开会前两、三天设法再向与会者提醒开会时间。除非是紧急会议，否则不要发出短过一星期的会议通知，因为太匆促的通知，不但令与会者来不及作好会前的准备工作，而且也很容易令他们觉得会议召集人把他们当作"呼之即来"的人物看待!

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