很多会议召集人，常常为送发适当的会议通知而头痛。这可能是因为他们的疏忽所造成，也可能是因为他们太过匆促地决定召开会议，以致欠缺足够时间作妥善的斟酌所造成。

    一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项：

(1)开会的时间(包括日期及起止时间)。

(2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附上确切的位置图及交通路线图。

(3)会议的目标。

(4)与会者须事先准备的事项。

(5)其他与会者的姓名。

    一般的会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手中，因为现代人在安排各种活动时，多半提早一个星期作规划，而且一个星期的时间大概足以做好开会前的各种准备工作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘，因此当你有必要发出超过一星期的会议通知时，你最好能在开会前两、三天设法再向与会者提醒开会时间。除非是紧急会议，否则不要发出短过一星期的会议通知，因为太匆促的通知，不但令与会者来不及作好会前的准备工作，而且也很容易令他们觉得会议召集人把他们当作呼之即来的人物看待!