1.早晨上班时决定工作的程序，就能提高工作效率
古人说："早起的鸟儿有虫吃"，这种说法也可以作为现代上班族的座右铭。
例如比一般人早一小时起床，早一小时上班的话，在上班铃声响起以前，至少可阅读五六张报纸。如此一来，就能够比别人抢先获得信息，对于工作将有很大的帮助。除此以外，早些上班的人，能够有充分的时间，决定一天的工作程序。
不管是哪一种工作，程序的决定不佳，将不能获得良好的结果。如果你早一点上班的话，就有充分的时间决定程序，工作当然也能够进行的顺利。
2.先把必须做的事情列举出来，再决定顺序
决定工作次序时，要连细节也定得死死的，必须具有某种程序的弹性，如此才能够顺利地进行。有不少人喜欢仔细的规定，从几点到几点做哪些工作，然后才着手工作。乍看起来，这种做法似乎很合理，实际上，这并非很有效率的做法。因为一旦决定了时间，难免会受到它的束缚。例如，工作进行得很顺利时，时间一到就非中断不可，轮到工作进行得不顺利时，仍然得熬到时间到达为止。
与其采用这种方式，不如趁着干劲十足时，一口气把工作解决掉，提不起精神时，干脆做其它的工作，这样效果就更好。
首先，把一天要做的事情全部列出来，如果前一天有未做完的工作，就必须把它也加进去。写完以后，全部看一遍，再决定从何处着手，以何种顺序进行。
对于能够同时进行的事情，最好一次就解决掉。
例如中午必须会客的话，不要吃完饭再会客，而应采取跟对方一起进餐并交谈的方式。如此做的话，一次就可以解决掉两件事，腾出来的时间，可用于其他方面的工作。
3.工作的优先顺序以"八十对二十的法则"决定
把一天的计划列出来以后，接下来就得决定先后顺序。
在决定工作的优先顺序时，都应用"八十对二十的法则"(别名巴雷多法则)。这个法则也就是"某群体的重要项目，决定于全体中比较小的比率"。这是意大利经济学者巴雷多所发现的。而且，在多数的场合之下，往往是八十对二十的比率。
例如某保险公司有一百个业务员，他们总共拉了一百亿元的寿险。在这种场合之下，并非每一个人都拉了一亿元的人寿保险，而是比较能干的二十名业务员，总共拉了八十亿元的保险。这也就是"八十对二十的法则"。
这种法则也可以运用到工作方面。其间真正重要的工作并不多，差不多只占全部工作的两成左右。只要想想评估这两成的重要工作是什么，即可以很快地决定工作的优先顺序，自然就可以决定效率好的工作程序。
对于重要的工作，以及次要的工作，有不少人采用一视同仁的方式，这种工作方式，不但效率不高，而且由于必须全部做完，精神方面的负担将使人不胜负荷。如果根据这个法则进行的话，只做全体的20%，即可完成80%的工作，因此，在精神方面会显得很轻松，而且效果也比较好。
4.工作最好分为"亲自动手"以及"委托他人"
一般的工作可分为"只有自己会做"以及"他人也能够做"两种。
考虑到工作程序的话，就应该把这两种区别清楚。一旦把只有你会做的工作委托他人做，或者把应该委托他人做的事，由你动手来做的话，将招致很多无谓的损失，根本就无法高效率的进行工作。以公司来说，办公室里有几位秘书，帮主管做种种工作。正因为有了他们，管理者才能够把时间耗费在--只有自己才能够做的事情。例如出版社叫你写稿时，能够写稿者只有你一个人。这样，你会一面走路，一面口述，录音，再交给秘书把它整理成文章。其实你也能够做这种工作，只是秘书做起来会更有效率罢了。同时，外人打到办公室的电话，大半是指名找主管的。不过，在事后经过分析，你才恍然大悟，即使你不接电话，秘书也可以圆满的代替答复。像这种电话，如果每次都由你亲自答复的话，势必浪费很多的时间。这样，就叮嘱秘书们，类似这种电话，可由他们直接答复。
一般的上班族，不可能每一个人都拥有秘书，然而，只要把工作分为两大类，即可交给部属、同事、或甚至家人，由他们帮你。像剪报、剪杂志的工作，只要你告诉委托者重点，连孩子们也能够做的很好。所以，你不妨请别人多多帮忙，你自己则专门负责重要的工作。
5.工作前的准备工作最好与工作内容有关
为了使一天的工作顺利开展，事前的准备工作是不可缺少的。有一些人在着手工作以前，必须抽一支烟，或者看看报纸。或许，这也算是一种准备工作吧?不过，与其做一些跟工作无关的准备工作，不如做一些与工作内容息息相关的事。为了在有限时间内顺利地进行工作，最好能很快地制造融洽的工作气氛。例如，在会议上必须报告的话，那就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只匆匆看了一遍，但是，比起开会时才照本宣科的做法，其效率方面有天壤之别。
有时，由于要做的事情实在太多，叫人眼花缭乱，不知从何处着手才好。遇到这种情形，不妨把每一项工作都写在纸条上面，如此才能胸有成竹。
6.必须最先解决需要对方答复的文件
每天早晨上班时，管理者都应先做以下的一些事情。
第一件事情，就是察看是否有等待对方答复的文件，如果有的话，必须尽快跟对方联络。以企业界来说，时间一向是分秒必争。凡事要迅速的在早晨联络，以便当天内就可获得答复。但如果稍微延误，到中午才跟对方联络的话，往往必须等到翌日，方能得到答复。仅仅延误了两、三个小时，却使整件事情慢了一天才能获得解决。为了防止这种事情的发生，必须一早就跟对方联络。另外一种做法，是指示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方面的指示，而着手于你自己的事的话，当你察觉到时，部属可能在进行一些次要或不必要的工作呢。这也是一项很大的失误。一上班就得仔细的指示部属，对他们面授机宜。这样，先决定好委托他人做的事，然后再着手于自己工作的话，就可以达到活用时间的目的。为了妥善而巧妙地活用时间，就必须建立起健全的组织，这样，既使你不在办公室，工作也能够很顺利地进行。
7.拜托他人做事时，必须说明做法及意图
以目前的各种公司来说，老一辈的主管往往会突然的对部属说"你给我做某某事吧!"就只有这一句话，没有前后的说明，以致叫人摸不着头脑。因为上司没有对部属传达他的意图，难怪错误丛生，并且导致叫人不满意的后果。每逢你拜托他人做事时，都要不厌其烦地告诉对方做法，以及你的意图。
例如拜托秘书去订机票时，你绝对不能这样说"请你订一张某月某日几点几分飞往洛杉矶的机票。"而要这样说："我想在某月某日的几点几分抵达洛杉矶的饭店，请你帮我订一张机票。"如果你使用前面那种说法，碰到没有座位的话，秘书就不会为你订机票，他的理由是"那班客机已经没有座位了"；如果采用后面的说法，把你的意图传达给对方的话，就算没有最合适的班机，他也会为你订前一班客机的票。他能够采取弹性的处置方法。如此这般，委托他人做事时，必须把你的意图及目的都说出来，方能在毫无错误之下，很有效率地完成任务。
8.想很快就听到工作报告的话
最近，不仅"等待指示的人"很多，甚至"等待催促的人"也不在少数。当你苦等委托之事的结果时，对方却迟迟拿不出报告，等到催促他时，他才悻悻的回答："啊!我忘记了……"或者"我以为那一件事并不急呢……"真叫人哭笑不得。关于这件事，忽略报告的人固然不对。但是，指示的人也有交代不清之嫌。
为了防止这种"交错"，欲尽早获知结果的话，必须一开始就说得一清二楚。只要做到这点，每逢工作完成时，部属就会拿出报告，你也不至于感到坐立不安。这虽然是微不足道的小事，但是，只要向对方再三叮咛及强调，就可避免时间的损失，并且也能够提高工作效率。
9.必须集中精神做的事在上午进行，下午用在会客方面
一般来说，管理者在经过充足睡眠后的早晨，头脑的运转是比较快的。正因为如此，凡是非依靠脑力不可的工作，你都把它放在上午进行；就连那些必须凭对方反应而作决定的工作，也尽量在上午做完。因为，到了下午脑力运转迟钝，往往想不出最上乘的策略。所以，都应把会客的时间安排在下午进行。会客不同于办公室的工作，经过了一个上午耗费脑力的工作之后，头部会感到适度的疲劳，这时改为会客的话，反而能够使紧绷的神经得松弛，可说是一种很理想的调剂。
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