采购控制程序

　　1、目的

    为使本公司采购作业有所依循，物料有所控制，达到提供适质、适量的采购职能，确保公司采购产品均能符合要求条件，物制定本程序。

　　2、适用范围

    适用于原物料、生产辅料、仪器设备、办公劳保用品等有形物之采购及承运、委外加工等劳务管理。

　　3、职责

    3．1 物料课长：订购价格在5万元以上之订单之审核。

    3．2 采购课：运输、办公劳保用品、生产及辅助材料、承运及委外加工之采购经办单位。

        3．2．1 采购主管：采购计划之编制、5万以下订单之审核及5万以上订单之复核、急料之跟催。

        3．2．2 采购员：订单之计算与下达、物料之跟催。

    3．3 货仓部收料员：所有有形物料、设备及办公劳保品之数量验收。

    3．4 IQC部：秘有生产及辅助材料品质验收。

    3．5 工程部：仪器设备品质验收。

    3．6 工模部：工模品质验收。

    3．7 PMC部：生产计划之编排，物料之跟踪及交期控制。

4、定义

    4．1 订购点=实际最低存量=理想最低存量+安全存量=购备时间*每日耗用量+安全存量。

    4．2 购备时间=处理订购时间+承商制备时间+运交时间+检验验收时间。

    4．3 最高存量=一个生产周期时间*每日耗用量+安全存量。

    4．4 存货订购量=最高存量-安全存量=一个生产周期时间*每日耗量。

    4．5 净需求=计划生产量*BOM+损耗?库存量?已订未交量。                                    

    4．6 库存量=现有库存?生产线已开单未领量。

    4．7 已订未交量=订购量-已交货数量。

5、程序要点

    5．1 下达月出货计划：PMC接到订单计划后，经分析物料、产能及其他因素、编制月出货计划，并下达到采购部。（有关作业参考《生产计划控制程序》）

    5．2 提出采购需求：

        5．2．1提出物料、半成品外协采购需求

        A、订存货：物料库存到达订购点（实际最低存量）时，由采购员下达《订购单》进行订购，订购量介于“订购点”与“最高丰量”之间。

        B、跟单订货：采购员查询《库存报表》（物料、半成品），展开BOM，除去已订购存货之物料，得到毛需求，再填制《物料需求分析表》，计算出净需求。

        5．2．2 仪器设备、工模及仪校服务等由使用部门填写《请购单》，5万元以下经部门经理批准，超过5万元经副总批准方可下过《订购单》。

        5．2．3 承运事务由使用部门填写《请购单》，5万元以下经部门经理，超过5万元经副总经理批准方可下达《订购单》办理订购。

    5．3 物料、半成品外协采购计划：计算出物料、半成品外包净需求后，根据《月出货计划表》、《产品产能表》及参考协力商《生产能力调查表》、采购主管编制出《采购计划表》并交与物料经理审批。

    5．4 物料订购及半成品外协：根据《采购计划表》，各采购员下达相应《订购单》至供应商办理订购事宜。

    5．5 询问交货期：        

        5．5．1 下达《订购单》后，同时附上《物料供应回复表》，到供应商，并要求供应商24小时内将表复回，回复交货期。

        5．5．2 根据供应商回复之《物料供应回复表》。判断其我货期是否影响要公司之出货计划，若有影响，根据《采购协议书》，再与PMC部和供应 商之间进行协调，协商一个合理交期。

        5．5．3 由PMC部填写《交期交量变更通知单》经主管审核送交销售部门，根据《合同评审程序》之规定与客房商讨交期变更事宜。

    5．6 确定物料最后交期：供应商得到所有交期协商结果后，于24小时之内确定所有物料最后交货期 ，并填于《订购单》上，回传至采购部，以确定违约责任。

    5．7 进度控制：

        5．7．1 根据回复之《订购单》，采购员编制《物料进度控制表》经采购主管审核后进行物料跟催。

        5．7．2 交期交量变更处理：

        A、协力商因内部原因而影响交期交量者，须尽快书面通知采购部门并重新确定交期，除按《采购协议书》确定其违约责任外，按5.5.3程序处理。

        B、如客户有要求变更交期交量者，须由销售部门按《合同评审程序》及《客户协议书》之规定进行沟通协商，确定违约责任，若确认变更，将结果填写《交期交量变更通知单》交由PMC部门，PMC部门书面通知采购部，采购部根据《采购协议书》确认是否可以通知供应商变更交期交量，若本公司有违协议条款，可与供应商协商变更事宜，以尽量减少公司损失。有关作业可参考《合同评审程序》和《生产计划控制程序》。

    5．8 验 收：协力商提供之产品按《保管控制程序》和《进货检验与试验控制程序》进行数量与品质验收。

    5．9 记录维护：包括请购、采购订单等资料，应由采购经办部门按《品质记录控制程序》之规定加以保管及维护。

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