有关单据、帐册、报表及其它文件的调查事项

(1)总问题点：①该单据、帐册、报表是否真正需要；②是否对单据、帐册、报表作设计，使单据、帐册、报表特别是总帐发挥管理资料的作用；③能否与其他单据、帐册、报表合并；④是否所复印的每一张都真正需要。��

(2)用纸：①纸张大小是否适度；②是否符合标准规格；③纸张的质量、重量是否适度④是否对纸张的横纹、竖纹作了考虑；⑤是否考虑到复写时要夹进复写纸。��

(3)印刷、装订等：①印刷方式是否恰当；②铅字大小是否合适；③是否巧妙地使用粗体字；④是否巧妙地使用了线条设计；⑤是否考虑了颜色；⑥是否考虑了打纸型。

(4)版面设计：①记入规则是否一读就懂；②是否是左起横写；③有无不必要的记入项或该项考虑过用不加封的信封发送；④是否充分活用了选择式；⑤是否会与其他帐票混淆⑥索引是否处于明显位置；⑦有无设插图的必要；⑧在明白以后要装订的情况下，是否印有订孔和穿孔中心线；⑨是否也考虑采取文件夹方式；⑩有无花边设计；⑾可否采用隐格；目的排列是否恰当；⑿是否有纵贯线；�、蚁钅坷傅谋晏馐欠袂〉保虎蛹侨肜傅目矶群统ざ确袂〉保虎哉势钡拿�称是否表现本质；⒄单据、帐册、报表名称用字的大小及所处位置是恰当；�、质欠癜�括送单据、册、报表的顺序；�、资欠裼∮幸陈耄华、匾�折叠处是否印有叠线；��21�Ｊ欠衤呛隙┦钡姆奖悖华�22�Ｊ欠窨悸橇朔乐刮シǖ陌旆ǎ皇欠癜�括管理印所需的备考

(5)文件写法的检查表：①是否站在读者的立场写；②主题项目是否齐全；③中心项是否统一；④是否有多余的话；⑤是否列有实例、图表帮助了解；⑥对正文中难以理解的部分是否加有注释；⑦是否以口语话书写；⑧是否将结论写在前面；⑨句子是否简短；��10是否有含糊的措词；��11�Ｊ欠袷褂昧硕苑揭子诶斫獾拇剩华�12�Ｊ欠翊幼蠛嵝矗�15是否采用了标准文例方式；��14�Ｓ弥酱笮∈欠裢骋弧＊�
(6)文件分类表和文件夹：①是否仅看文件夹标题就明白内容；②有无表现内容的具说明；③有无指定变换、调换的位置；④是否规定了保存年限；⑤保存年限是否过长。��

(7)办公室内：①柜子里的文件放得是否有条理；②在办公桌上及抽屉中是否有应归档的文件；③在办事处是否放有应调换进书库的文件夹和文件箱；④科长用的柜子里的文件放得是否有条理；⑤是否使用了悬案文件夹，是否写有各自的名称，是否被收入一定的地方。�� (8)文件柜：①柜门上是否贴有索引卡；②是否很脏；③架子是否快散了；④钥匙的理是否得当；⑤下二层是否有前期档案。��

(9)抽屉中：①文件夹是否挤满了抽屉；②文件夹的排列顺序是否混乱；③标签的颜色是否统一；④标签的标题是否写得美观；⑤在抽屉中，借卡是否排在最前面；⑥是否适当地使用主文件夹。��

(10)文件夹中：①文件夹内的文件数是否过多；②文件放的方向是否正确；③放文件时是否将新文件放在上面；④是否加入无用的文件；⑤是否使用了不必要的扣钉和线绳。

(11)调换位置：①是否按期调换了位置；②是否制作了调换纸条，是否整理归档了。��

(12)档案保管人和办事员：①保管人是否受过良好教育，是否有自信；②办事员是否受过良好教育，是否有信心。

(13)资料管理：①是否将一般文件整理同资料整理混淆；②资料整理是否分为帐票整理、图表整理、图书整理、杂志整理、剪贴整理、目录整理、文件整理。

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