探索时间管理的误区

    管理者克服时间浪费的途径便是"培养克服时间管理误区的技能"。所谓时间管理误区，是指导致时间浪费的各种因素。在作好这项工作之前，管理者必须先认明自己所面临的时间管理误区。请接实际情况列举你自己所遭遇的各种情况。各种时间陷阱，大致上可以区分为外生陷阱与内生误区两类。所谓外生，即指由他人所引起的时间浪费因素：至于内生误区，则指由自己所引起的时间浪费因素。在初次落入误区时，一般管理者所列举的多半是外生误区。这种"先求诸人，后求诸己"的态度虽然是人之常情，但却有害于时间管理效能的提高。为了确切地证实"在时间的有效运用上，管理者的敌人原来是自己"，管理者应先客观地衡量自己运用时间的方式--亦即自己的时间使用状况。

    许多管理者一听到要他们记录自己的时间使用状况，都保持反对的态度。原因是：第一、他们以为十分清楚自己的时间使用状况；第二、记录时间使用状况是一种费时的工作。��

    以上两种反对的理由都难以成立。先就第一个理由来说，人们的记忆力并不像自己想象的那样正确。有许多人甚至连前一天所经历的事都无从追忆，更不用说了解自己过去时间的使用状况!时间管理专家指出，几乎所有记录时间使用状况的人对自己的时间使用方式都会有惊奇的发现，这种记录工作对他们裨益甚大。再就第二个理由来说，为了节省时间而花费时间，这是明智的，何况若按下文所介绍的方法记录时间使用方式，则每个星期所花费的时间大概不会超过两小时。

    你可自制一张时间记录表记载每十五分钟的活动。为避免记忆力不可靠，你最好每隔十五分钟或半个小时即在表中记载进行过的各种活动。其次，按每一活动的重要性的大小在表中圈出适当的数字。(所谓重要性，即指对实现目标的贡献的大小。)对实现目标的贡献愈大者，其重要性愈大；反之亦然。你可以事先假定"1"代表重要性极大，"5"代表毫无重要性，"2"、"3"、"4"则代表介乎"1"与"5"之间重要性的不同程度，最后在进行每一种活动时，倘若遭遇干扰，则在表中最后一栏注明干扰的类别。��

    如果电话、访客与会议占用了太多的时间，则你也可分别针对它们作出详细的记录。

(1)今天有哪些事情是在适当时间内完成的?��

(2)今天有哪些事情是在不适当的时间内做的?为什么要在不适当的时间内完成这些事情?��

(3)今天在哪一段时间里着手进行最重要的工作?为何在这段时间进行这一种工作?这一种工作有无可能提早一些进行?

(4)今天最具工作效率的是哪一段时间?为什么在这段时间最有工作效率?��

(5)今天最不具工作效率的是哪一段时间?为什么在这段时间无工作效率?��

(6)今天工作过程中最大的干扰是什么?��

(7)今天最严重的三个时间使用误区是什么?以后有没有可能克服这些误区?如何克服它们?��

(8)今天做了哪些不必要做的事?��

(9)今天做了哪些不需要亲自动手的事?这些事可以授权给谁去做?��

(10)今天花费了多少时间做重要的事?

(11)今天花费了多少时间做不重要的事?��

(12)今天有哪些事情本来应花费更多的时间去做?��

(13)今天有哪些事情本来可以花费较少的时间去做?��

(14)从明天开始，应该怎样做才能改进时间的使用?��

    有些管理者只记录了两、三天的时间使用状况，即能发现自己的时间误区，甚至还能找出若干克服的途径，有一些管理者则需要一、两个星期的时间才能获得类似的效果。不过，最好至少记录一个星期的时间使用状况，以便切实了解自己的时间使用方式及时间误区。��

    假如你很幸运地拥有一位秘书或副手帮你处理业务，那么在记录自己的时间使用状况时，希望你能借助他(她)们，以使你的时间记录更加精确详尽。��

    就一般管理者来说，最典型的时间使用误区包括：��

(1)因欠缺计划而导致时间浪费；

(2)因不好意思拒绝他人托付而导致时间浪费；��

(3)因拖延而导致时间浪费；��

(4)因不速之客的干扰而导致时间浪费；��

(5)因电话的干扰而导致时间浪费；��

(6)因会议过多与过长而导致时间浪费；��

(7)因文件满桌而导致时间浪费；��

(8)由上下班交通及商务旅行而导致的时间浪费；��

(9)由中餐所导致的时间浪费；��

(10)因"事必躬亲"而导致时间浪费；��

(11)与秘书之间因欠缺协调而导致时间浪费；��

(12)由上司所导致的时间浪费。

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