会议实效性

    如何使会议富于实效?在寻找这个问题的答案之前，须先了解什么样的会议才算富于实效。严格说来，符合以下三种要求的会议才算富于实效：

(1)目标能被实现--会议既然是一种用以发挥特定功能，或更确切地说，用以实现特定目标的手段，因此评测会议是否具实效，其首要的标准便是审视开会之前为会议所设定的目标有实现的价值。

(2)目标能在最短时间内被实现--这个要求本身颇具争论性。有些人认为开会过程中的讨论甚至争议，是一种必然的事情，因此对这些人来说，尽管是冗长的讨论或争辩，也不可能被视为违背"在最短时间内实现目标"的要求。但是另一些人则认为，会议中的讨论或争辩并无实质的意义可言，因此对这些人来说，就算短暂的讨论或争辩，也可能被认为浪费时间。但不管怎样，绝大多数人都同意：越能在短时间内实现会议目标越好。

(3)与会者对会议感到满意--所谓满意，并不意味与会者对会议的主题或决议感到高兴。例如当会议的主题在于探讨裁减，与会者对这样的会议一定不会感到高兴。但若能设法令与会者了解裁员的理由，并令他们有机会发表意见或提出实施办法，这种作法多少会使他们感到满意。所以想使与会者对会议感到满意，则应提供机会让他们尽量吐露心声，并参与讨论。

    以上三个要求中，(2)与(3)在相当大的范围内是相互冲突的。这是因为若想使与会者感到满意，就不能不花时间讨论，但是若想在短时间内实现目标，就必须剥夺与会者自由讨论的机会。

    总之，真正富于实效的会议所应具备的条件是：在与会者均感满意的情况下，以最短时间实现会议目标。当然，要使会议全部符合这些要求实在不容易，但这些要求至少应成为会议主持人及与会者共同努力的方向。

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    富于实效的会议，可以帮助我们发挥"提供信息、收集信息、解决问题、宣传政策、培育训练"等功能。这显然是有益的，尽管其效益大小很难衡量。而不富实效的会议，将有三大危害：

(1)会议目标无法实现。会议是以目标的实现为导向，一旦目标无法实现，那么为会议投入的一切时间、精力及金钱将全部"泡汤"。

(2)会议所承担的机会成本相当可观。所谓机会成本，即指投入于会议的时间、精力及金钱改变使用途径所能产生的效益。时间、精力及金钱本来可以充作多种用途。倘若不将它们投入于徒劳无功的会议，而将它们导入其它途径，则可能因而获得某些效益。这些可能获得的效益，就是召开会议所必须承担的代价。尽管会议的机会成本难以衡量，但可从一场会议花销，对它作初步的估计。假定：A、某场会议的与会者共有10位；B、每一位与会者月薪为30000元；C、每一位与会者每个月工作时间为10000分钟；D、每一位与会者在平时所享有的福利等于月薪的25%。在以上的假设下，每一位与会者在上班时间内每开一分钟的会议所须支付的代价是3.75元，而对十位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为2250元!倘若将会议主持人规划会议的时间，以及会议的直接成本(资料印制、纸张、茶点等费用)包括在内，则十个人开一个钟头的会议，所须支付的代价可能接近3000元!这即是说，这十个人所开的一个钟头的会议如果无法实现目标，那么3000元就会"泡汤"，而且原先若不召开这一个钟头的会议，而将这个"泡汤"的3000元使用于其它途径，则可能产生相当可观的效益!

(3)与会者对会议感到不满。与会者若对某一次会议感到不满，则其反应将可能是这样的："会议的主持人原来是这样无能!"

    "以后再由同一个主持人所召开的会议，将拒绝参加!"

    "会议、会议、会而不议、议而不决、决而不行、行而无效!"

     这些消极的反应可能降低士气，甚至导致员工缺勤率或流动率提高。

3�蔽�什么会议没有实效

    导致会议失效的因素极多，有的存在于开会之前，有的发生于会议进行中，有的则出现于开完会之后。现将诸因素罗列如下：

(1)会议前

①欠缺目标。

②目标不明确。

③欠缺议程。

④与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。

⑤会议时间不当。

⑥开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)。

⑦开会通知内容欠周详。

⑧会议地点不当。

⑨会议场地设备欠佳。

10与会者无准备而来。

11未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。

12会议不能准时开始。

13会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。

14向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多。

(2)会议中

①从事交谊活动。

②外界干扰。

③与会者发言离题。

④主席出难题。

⑤让没有必要留在会场的人员留在会场。

⑥犹豫不决。

⑦资料不充足，却贸然决策。

⑧少数人垄断会议。

⑨与会者之间交头接耳。

10与会者不表明真正感受或意见。

11与会者之间争论。

12与会者与主席争论。

13视听器材发生故障。

14 与会者欠缺热心。

15会议超出预定时间。

16主席未能总结会议成果。

(3)会议后

①欠缺会议记录。

②不能对决议事项进行追踪。

③不能对会议成败得失进行检讨。

④不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。

⑤与会者对会议感到不满。

    以上诸种因素大都可由主席加以控制。以后将在有关章节中分别阐释主席所扮演的角色，以及主席角色所应具备的条件，之后再循序探讨主席应如何克服导致会议没有实效的诸种因素。

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