会议的特征

①提供信息；②汇集信息；③解决问题；④宣传政策；⑤培育训练。

    会议只是一种管理工具，一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度!热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够举出许多冠冕堂皇的理由，来维护自己的观点；厌恶会议的人则将会议看作浪费时间与浪费精力的一种活动。他们也能够举出许多耸人听闻的理由，来支持自己的见解。在这两类人士之中，厌恶会议者似乎比热衷会议者更多，极具讽刺意味的是：诅咒会议的人往往是些最不懂得开会，甚至是最喜欢滥开会议的人!

    客观地说，会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由。因此，我们有必要恢复会议的真面目。

    热衷会议的人总是强调会议的必要性，甚至认为它是不可缺少的。这未免言重了，因为就算不召开会议，一个机构照样可以存在下去，更何况我们总能找到一些可以取代会议的途径。

    让我们探索一下不用开会，却照样可以发挥会议功能--提供信息、收集信息、解决问题、宣传政策、培育训练--等诸种途径。

1�碧峁┬畔ⅹ�

    我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做，显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人们对书面的东西有时不一定看，就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说，则开会不失为提供信息的一种明智的举措。在会议中，主席不但能当面澄清与会者的疑问，而且可借助视听器材，以增进与会者对信息的了解与兴趣。

2�笔占�信息��

    召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这种信息，你也可将它复印然后分发出去。另外，可通过个别约见有关人士，当面向他们收集信息，这样做效果极佳。

3�苯饩鑫侍猹�

    当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授权给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高，同时主管希望获得集思广益的效果，则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题、解决方案，不但可让部属感受到尊重，而且也能表现出对协商解决的热情。

4�毙�传政策��

    当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候，他可以采取三种途径：第一、书面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、凭开会宣传。书面宣传虽然最符合经济原则，但却不如面对面个别宣传那样有说服力，因为若采用面对面方式，则主管可根据每位员工特点以调整其宣传方式。至于接受会议形式与否，最主要考虑在：与会者之间的交流是否足以产生良好的说服效果。假如主管认为交流有利于说服效果提高，则采用开会宣传方式；但若主管认为可能导致与会者矛盾，则宁可采用面对面个别宣传或书面宣传方式。

5�迸嘤�训练��

    由于人力开发重要性已被企业界所确认，因此员工的培育训练也越来越普遍。大多数企业除采用专门会议的方式，为其员工实施培育训练--除却一般所谓的会议培训之外，尚可采取以下五种措施：

(1)指定员工阅读书刊；

(2)要求参加函授课程；

(3)主管或其他有训练专长的人，为员工进行个别指导；

(4)派遣员工学习外界训练课程；

(5)以"企校联合"方式，派遣员工到教育机构进修。

尽管培训会议已逐渐受企业界所重视，但该种会议兴办，至少应能满足下列六个条件：

(1)需要培训人数甚多(至少在10人以上)；

(2)培训会议可以满足培训人员真正需要；

(3)企业可以提供或租到良好的培训场地及设备；

(4)企业可以腾出上班时间供员工培训；或员工愿意利用私人时间接受培训；或企业愿为员工提供私人时间接受培训，而给与津贴；

(5)企业内部能够物色到合适人选，来从事培训工作策划及实行；

(6)培训会议效益大于培训会议成本。

如果这六个条件未能同时满足，则不应轻易采取培训会议作为培训手段，而应选择其它的替代途径。

就厌恶会议的人来说，会议不但没有什么益处，而且有害。但是当我们面对滥于开会的现状后，将不得不承认这种态度的产生并非毫无根据。只要仔细观察，不难发现有许多会议是基于不正当的理由而召开的。它们至少包括下列六种：

(1)为满足无聊的愿望而开会--有些会议是因"不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题"而召开。这一类的会议其实与交际或聊天，并没有多大差别。

(2)为符合惯例或传统作风而开会--有些会议是因"历来都利用星期三下午那段时间开会"而召开。这就是一般所谓的"例会"。例会召开与议案有时无关，因为它基本上是一种为开会而召开的会议!

(3)为攀比而开会--有些会议是因"人家部财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后"而召开。这一类会议在目的不是为处理实际问题。

(4)为表功而开会--有些会议是因"若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒"而召开。这一类会议被当作取得上司信任与好感的手段。

(5)为推却责任而开会--有些会议是因"没有理由让我单独承担全部的责任"而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯用的伎俩。

(6)为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会--有些会议是因"我不想让少数人太难堪"而召开。例如某位管理者在他所管理的15位部属之中，有两位经常迟到早退。他于是召集会议，在全体部属面前重申准时上下班的要求，希望借此警告那两位不守时的部属。但是那两位部属因见其他同事在场而产生一种错觉，以为其他同事不守时的恶习与自己不相上下，因此对自己的过失不太介意。至于其他守时的13位同事，则可能因无辜受责备而士气低沉。因此，这一类会议除了平白浪费了16个人的时间与引起13个人士气低沉之外，将无实际效果可言。

    为了消除基于不正当的理由而召开的会议，目前一般机构所采取的对策是：

(1)偶而取消一两次会议，以检验这类会议需要程度；

(2)将预定会议延期举行，或将其议程并入下次会议的议程之中，以减少会议次数；

(3)局部或全部取消例会，将需要开会讨论的议案集中在一起，等议案积累到相当程度再开会。至于重要且紧迫的议案，则可随时召开会议讨论；

(4)在机构内部制定这样的政策：所有的会议都要获得上级的批准才能召开。只要上级主管对属下所要求召开的会议不是有求必应，这种政策才能发挥实效，属下若无充分的正当 理由，将不敢随便开会。

     最后，让我们总结一下：会议是一种可以帮助我们发挥"提供信息、解决问题、宣传政策与培育训练"等功能的手段，但它并非是发挥该功能的唯一手段，也未必是最好的手段，应设法减少那些基于不正当的理由而召开的会议。同时在考虑召开会议之前，应设法探寻取代会议的更有效途径以提高工作效率。

1