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名片--人事信息的管理法


[  21品牌网    更新时间:2006/1/9  ]    

1. 对方给我名片后,立刻在背面书写有关他的信息,再分别存档

    不管拥有多么庞大的信息里,遇到必要时,如果非得翻来翻去的话,那么它的信息价值就减半了。"人事信息"方面也是如此。遇到你想跟某人联络时,如果不能立刻知道对方的电话号码,那么工作就不能顺利地进行。又如碰到自己专业以外的难题时,是否有合适的资料提供者,将大幅度地影响你的工作效率。遇到这种情形,纵然认识这方面的专门人材,但如果不能及时获得有关他的信息,那就等于糟蹋了这个人才。为了提高工作效率,必须在平常就把人事信息整理好,以便缩短寻找的时间。对一般人来说,有关重要人物的信息,都应根据其作用,分成"名片档案"、"住址录"、"提高事录"三种档案。绝大多数的资料来自对方的名片。人类的记忆往往不太可靠,有时隔了一段时间之后,抓起一张名片瞧瞧,虽然印着人名、头衔等,然而,脑海里却想不出"他"是怎样的一个人?因什么事跟他碰过面?鉴于此,每次对方递给你名片时,你都应尽快在名片背后添上对方的资料。其中必须添"碰面的日期"、"场所"、"何事"以及"介绍者",有时也添上对方在交谈

    中泄漏出来的信息。例如,他的专长、兴趣、出生地、他的秘书姓名等等。经过如此处理,就是数年不见的人,只要瞧瞧那些记载,就可以想起他的一切,交谈也能够很熟悉地进行。记好备忘录后,也能使对方的一切,长久的留存在你的脑海里。这种做法,必须在你对他的印象还深刻时进行。这些往往是跟对方分手后,或者搭电车回家时进行。这种写满了信息的名片,在转记到"住址录"、"人事录"以后,再归入透明的名片档案里。这种档案夹的正面以及背面都属于透明的那一种。如此处理以后,不必抽出名片,就能够看到名片背面的记录。如果必须一张一张地抽出名片的话,那就不合乎节省时间的原则。

    处理名片的另外一个特征是,不根据姓氏的英文字母排列,而根据不同的职业、公司来分类。或许有人会认为,根据姓氏的英文字母分类,不是更便于寻找吗?话虽然不错,可是你不知道他的名字。不过,你仍然记得他是某公司的主管,或者是在办某件事时认识了他。既然有了这个线索,你就可以从他所属的分类中找出他的资料。如果不是这样的话,则必须从好几册的档案中,一页一页地翻找,这样就不合乎节省时间的原则。住址录可根据英文字母分类,名片则根据不同的公司与专长分类。这样的话,寻找起来比较迅速,更合乎节省时间之道。

2.住址录以方便更换和容易寻找为原则

    在人事信息中,信址录可说是使用频率最高者。以一般社会大众所使用的住址录来说,机能方面实在很差。最明显的缺点是,信息的更换难以进行。最初填写时,虽然完全根据英文廿六个字母的顺序排列,但是等到非填写新信息不可时,只能填写于最后的几行。同时,不用的信息也不能清除。而且寻找起来也烦杂,又会形成多余的空白。最大的缺憾是住址录一开始能够填写的信息量就受到限制。因为不能增加页数,一旦超过了一定的人数,就得再准备新的住址录。以个人信息的记入栏来说,只有一行或者两行,因为空间太狭窄,很难把所有必要的资料都填写进去。办公室所使用的住址录。是活页式的并且个人的信息呈现为一人一张名片的插入式卡片,这样,每一页都能自由地插换,卡片也可以取出来,自然就可以在姓氏或英文字母的顺序之下完完整整地排列,不必要的信息也可以删除,因此不会浪费空间。由于每一张卡片同名片的大小一样。因此,可以填写住宅、上班地点的电话号码,以及其它重要的信息,而且在普通状态下,只能看到最下面的姓名。所以,在寻找时,别的信息不会进入眼帘,寻找起来就容易多了。如果把它们抄录起来的话,就会变成姓名录,可以做为贺年卡寄出的核对单。"所谓的住址录,本来就是如此……"如果囿于这种传统观念的话,不仅会感到不方便,而且会重复着浪费时间。不过,只要你有心寻找,还是能够找到适合于你使用的"道具"。


3.使用"人事录",以拓宽人际信息网

    除了上述的名片档案、住址录之外,你还应自制所谓"人事录"的档案,时时加以活用。这也可以说是人事信息的"大全"。它不只记载对方上班处的资料,还囊括了对方的经历、家族成员,近况等私人信息,使人一目了然。关于这一点,要有更具体的说明:首先在用纸方面,必须使用比较厚的卡片。每一个人使用一张。上面记载"姓名"、"出生年月日"、"性别"、"第一次见面的日子"、"学历、"职业"、"籍贯"、"工作地点"、"现在的住处"以及"家庭"等等,尽量地把已知的信息都填上去。所谓的"籍贯",并不一定指户籍所,而是指对方现住地址以外,更能够确实地联络到的地方。这一项记载遇到本人被派往国外时,最有帮助。又如,变更比较多的"上班地点"、"现在居处",以及"家庭"栏,一开始就留下很大的空白,一旦有了变更,立刻更正。卡片的背面当成备考栏,用于记载对方的近况。例如对方在贺年卡上写着"今年二月起预定到美国留学",或者"今秋将结婚"的话,那就把日期一块记下来。仔细地把近况报告都记录的话,最有助于人际信息的拓宽。有些人,每年都要寄出两千张以上的贺年卡,而且每张贺年卡都要写上一、两行字。遇到这种情形,你只要看看备考栏,就能够胸有成竹地写下去。即使是好几年不曾见面的朋友,只要这几年的信息,被做成记录保留下来的话,再见面时,就不愁没有话题。

4.人事录分别使用英文字母和职业索引,以加快寻找速度

    使用英文字母和职业索引的人事录,将成为你的最得力的助手。不过,由于数目很多,取出信息时非快速不可。做法是:

    首先,在卡片的右上方设置"英文字母索引栏"。原则上,在一个人的姓氏上,利用姓名中的头一个字母。

    例如"林天冲",则记为"L、T、C"。"陈"、"刘"等,同姓有好多个人的情况,则除了姓以外,连名字的头两个字母也记下。然后,并采取"A"行"B"行等的大致分法。如此处理,只要瞧瞧索引栏,就可以很快地找到必要的信息。除此之外,为了更有效地活用这种人事录,也可从职业等其它角度开始寻找。人事录的上端印有A到Z为止的英文字母。每一字母上都开一个小洞,每一个字母也表示对方的职业、经历,或者跟你的关系。 例如,对方是律师的话,使用英文LAWYER的"L"表示,注册会计师则是以OPA的"P"表示。

    在这些字母中,把表示本人的字母洞上部分去掉归档。

    例如,你需要金融关系的信息,而且已经把银行职员列入名单的话,你可以使用一根细棒,刺入银行的"B"洞,再把它挑起来,那么,只有"B",也就是银行职员的卡片会存留于下面。或许有人认为这种信息,应该由电脑来管理更有效率。然而,用软件同时处理三千人的信息时,还是采用卡片的方式比较容易管理,同时也比较实用。5利用贺年卡上的"最新信息"更换人事信息

    不管是住址录、人事录、人事信息,都是越新越好。但是,要使对方的近况,在丝毫不漏的情况下,反映在你的资料上,实在是一件非常困难的事。遇到对方搬家,或者调职时,如果对方通知了你,你就应该立刻修正住址录、人事录。如果不能获得这种信息的话,你所持有的信息,将跟现实有出入。为了修正这种信息的不适合处,只好活用贺年卡。每年都会收到两千张以上的贺年卡,这个数目占去人事录所登记的三分之二人数。由贺年卡取得对方的最新信息后,旧的信息就会焕然一新。贺年卡上面,有不少除了住址以外,还添写家族的私人之事。所以,它所包含的信息量比一般问候式的信件还要多。由此看来,贺年卡可称之为"人事信息的宝库",你怎能不活用它呢?不过由于张数太多,除非采取某种程度的系统化作业,否则的话,将耗费大量的时间。以办公室来说,并非把当日收到的贺年卡,在当日内就处理完毕,而是等到差不多都收齐时,即过了阳历年以后,再把它们依据26个英文字母的顺序排列。如果贺年卡上写着新居落成、结婚、子女诞生,或者对新年的展望,那就把这些信息添写在人事录的备考栏。有不少人认为,既然想要拥有大量的信息,那就得到处收集。其实,你身边就有不少可以获取信息的材料。虽然只是一张贺年卡,只要好好地活用,仍然能收集到不少的信息。

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