职责是指实施指派任务的责任。当给下属人员委派职权时,必须同时委派给他职责。那么,下属人员的职责就是实施指派给他的责任和同他的职位相符的职能。职权与职责的平衡原则是一个重要的理论概念。这个原则的实质,就是要有效地委派和授予下属人员职权,同时,必须相应地确定职责。这种原则认识到委派职权的需要,并且强调委派职权时应留有充分的余地,以便可以完成指定的职责。
虽然,可能有充分的理论来证实职权与职责的平衡原则是正当的,但在实际上,这个原则常常为人们所违背,并且,在授予人们职权与职责时,存在着很大的不平衡状态。令人遗憾地是,大多数管理人员和下属人员的职责,往往要比他们所具有的职权大得多,这完全是由以下原因所致:
(1)管理职责极少同时兼带有切实完成指派职责所必要的权力。例如,一个负责销售的工程技术人员,他不能强迫顾客来购买商品,但他仍对其销售区域的销售工作负有责任。所以,就他的这些任务,可能授予他极小的职权。
(2)职权不是专制性的权力,它始终为组织机构的政策和程序所限制,并确定了每一组织层次的职权界限。总之,在某些情况下,管理人员极少有或根本没有权力去指导人们的行动。
(3)经常发生违背指挥统一原则而超越下级的情况(即管理人员的上级直接要求管理人员的下属人员提供信息)。这种情况可能意味着剥夺了中层管理人员的部分职权,而只给他留下了职责。这种结局显然违背了职责与职权的平衡原则。
职权与职责的平衡原则是一种健全的理论原则。但实际上,它已为人们严重地违背着,从而,不知道这种组织原则是否还真正可行。假若可行,为什么人们总是最终具有比职权更多的职责呢?这个问题的答案完全存在于人性之中。
(4)上级能授予多大的职权与职责呢?不管有效地委派职权应该相应地委派给职责的概念多么好,但是实践仍清楚地表明,这是一个最常为人们违背的一个概念,各种事情并不是按此概念所说的那样去实施的。
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