中小企业信息化：由简入繁

   【导读】正航T357不仅将创业人以往一些优秀的管理习惯和流程通过程序固化下来，更重要的是，为创业人企业管理注入了规范、弹性、精确和效率因子，使创业人更好地控制企业成本，挖掘市场机会，控制经营风险。

　　厦门创业人有限公司之所以称自己为创业人，是希望全体企业员工始终能够“用创业的精神，创业的信心，创业的热忱为客户服务”，赢得客户的认同，创造持续发展的源动力!实际上，近几年，凭借着公司上下一致的创业心态和激情，厦门创业人创造了企业快速增长的佳绩。

　　厦门创业人有限公司创办于1997年，主要从事礼品袋、不干胶、画册、包装盒、N次贴、档案袋、贺卡、笔记本、台历等数十种产品的生产和销售，产品销往全国各地，并出口东南亚、欧美、中东等国家。尽管从公司规模上讲，厦门创业人是一家中小企业，然而创业人却拥有一个宏伟远大的目标，那就是“让所有的人都用到创业人的产品”!为了支持企业目标的实现，这家只有数百职工的企业，在桂总的领导下，一直不断在尝试企业管理变革和突围。从基础的企业管理流程和制度导入，到企业管理思想和理念的提升，创业人不断在寻找企业发展的黄金分割线，希望建立一个规范、即时、高效、弹性的管理体系，解决中小企业管理过程中出现的业务善变，企业应接不暇;管理随意性强，放大经营风险;人、财、物三者难以协同，企业资源边际效益差等普遍难题，帮助企业突破管理瓶颈，踏上持续、快速的成长旅程。

　　因“企”制宜，从简入手

　　2004年4月初，在和公司中层管理干部进行长期讨论和考察之后，桂总决定在公司进行局部的信息化。之所以只进行局部的信息化，是桂总基于企业自身特点决定的，尽管一方面，桂总认为管理信息化对于企业规范、刚性、高效管理十分必要，将进一步促进企业持续、快速发展，然而，另一方面，桂总也意识到，企业在发展过程中，总会积淀一些管理惯性，同时，对于中小企业而言，员工的计算机水平普遍有限，因此，对于管理信息化的变革也需要一个适应的过程，因此，决定先投入部分资金进行局部和相对简单的信息化，让员工们感受信息化的快捷和方便之后，再进行深入的信息化建设。于是， 4月26日，厦门创业人正式和正航软件签约，选择正航T357订单、库存、帐款、财务四个模块系统，进行局部范围内的管理信息化实验。

　　作为拥有15年软件开发和实施、服务经验的ERP厂商，正航软件拥有周密、紧凑和规范的实施流程，在创业人和正航的共同努力下，2004年7月1日，创业人四个模块的部署和培训工作已基本完成，并正式开始了应用。

　　一年来，创业人逐渐深入地感受管理信息化带给企业的变化。销售部门，从之前消极被动等待定单的状况，变为挖掘客户资料，保持客户忠诚度，实现可预期和持续的销售，并可进行全面的销售收入、利润、业务员业绩等各项指标分析。采购部门，从接获采购单，手忙脚乱去寻找代理商，到根据预期产量和库存，提前做好准备，并进行厂商管理，持续提高采购质量，缩短采购周期。仓管部门，从混乱到有效的管理物料，方便查询库存，减少积压物料，降低库存成本。财务部门，工作人员工作强度减少一半，精确度却大大提高了，完全杜绝之前一到月底就必须加班加点的情况。局部范围管理信息化试验的良好结果，让这个只有数百职工的生产企业开始，于是，企业决定将管理信息化进一步深化，向生产和人事等领域延伸。

　　再续前缘，化繁为简

　　虽然说创业人只是一个中小型企业，却生产数十种不同产品，拥有复杂的生产计划和种类，且对生产的即时性要求很高。尽管正航库存系统已经集成生产管理功能，可以实现领料、入库、批次入库、退料、入库对帐等功能，并提供相应的生产成本分析，但已无法满足厦门创业人要求精确生产、即时生产的需要。因此，在库存、订单、财务等系统已经进入全面应用并产生良好效果的前提下，和正航软件的第二次合作，创业人侧重于解决企业生产中现场管理困难、生产进度不明、在制品多、生产成本分摊和绩效评估困难等问题。一句话，创业人希望正航T357能够帮助公司实现将混乱、复杂、难以预测和掌控的生产管理变为规范、精确、可全局掌握、具有弹性，实现“化繁为简”。

　　和订单、库存、帐款、财务以及本次所实施的人事系统相比，生产管理模块的引进显然要繁杂许多。和创业人的目标一致，正航软件也希望将整个生产管理系统的引进“化繁为简”，而这也是正航15年来，海峡两岸6万多家用户实施经验结晶。正航软件“化繁为简”的手法就是:从业务咨询、规划到实施、培训、服务，正航软件提供的纵向方面的标准化服务，让创业人迅速架构了一个信息化的管理环境。横向方面:正航提供CALL CENTER服务、远程技术服务和现场服务等多层次的服务，辅导和帮助用户应用，确保用户IT投资的价值实现。有了第一次的合作经验，这次的合作双方之间的配合就显得熟练多了，在一个多月的时间内，就将生产管理系统整个实施完毕，并正式进入应用阶段。

    循序渐进，保障成功

　　虽然是两次不同范围和难度的信息化，然而在实施过程中，正航软件一样遵循企业规范和标准的实施流程，用循序渐进的方式，保障创业人管理信息化每个阶段和全局的成功，这其中不仅取决于企业的经验，也决定于实施人员的智慧。

　　第一阶段:交接

　　用户和正航软件正式签定合作意见之后，实施人员需要和业务人员进行项目交接。这样做的目的，有助于实施人员详细了解用户前期所提出的需求，利于项目的进一步开展。

　　第二阶段:需求调研

　　根据业务人员资料反馈，正航实施人员对创业人进行了共性和特性的需求调研，形成相应的调研报告。这部分的工作十分重要，有没有真正了解用户的需求?用户需求的背景?都将对项目最终的应用效果形成影响。正航软件实施人员在厦门创业人项目需求调研过程中，做了三个特殊的工作：

　　1.掌握公司的key man。也就是谁对这个项目负责，当后续工作有异常时应让key man知道，帮助我们解决，使项目顺利进行。

　　2.了解公司的运作流程。有些公司的工作职责划分不严格。处于部门分界上的工作互相推托，在调研时若发现此类问题，应及时反应给客户主管，要求其作出责任划分，这样才能确定系统各单据的使用者及权限等内容。同时一定要亲自到生产线和仓库实地考察，才能更直接地了解客户的作业。

　　3.制定需求调研报告。报告完成后，应找到项目负责人及了解公司运作流程细节的人员(或是各部门的主管)，听取调研报告。

　　第三阶段:产品培训

　　因为本身信息化经验有限，对于中小企业而言，他们在信息化建设上所跨出的每一步都至关重要，而产品培训就是让他们熟悉产品，了解管理信息化对于自身工作的作用，对消除使用人员戒备心，应用兴趣很有帮助。为了积极调动学员情绪，正航软件培训首先根据客户数据建立培训资料库，其次分部门进行培训，参加人员只限于与课程有关的人员，保障上课的进度及质量。

　　第四阶段:正式应用

　　1.请公司领导层，对ERP上线制定奖惩制度。当手工模式变成电脑化后，一部分的员工会存在抵触情绪，奖惩制度可以鼓励和约束他们按时完成任务。

　　2.及时跟踪上线进度。若有异常状况及时汇报给公司key man。

　　3.定期对资料进行检查。确保不出现一物多码，或多码一物的情况。同时产品编码应让操作人员核对编码规则便可知道是何产品。

　　而在实施过程中，正航软件还针对实施人员进行一整套的考核和监督，确保实施人员采用的标准和规范的流程，以此实现企业IT投资价值。

　　正航T357正在创业人发挥其黄金线的作用，在线的两边，是两个泾渭分明的企业管理状况，正航T357不仅将创业人以往一些优秀的管理习惯和流程通过程序固化下来，更重要的是，为创业人企业管理注入了规范、弹性、精确和效率因子，使创业人更好地控制企业成本，挖掘市场机会，控制经营风险。由于中小企业固有的特点，中小企业信息化建设由简入繁，从边缘到核心，无疑是一个比较成功的策略，也是一个风险较低的选择，厦门创业人正是在这个策略的指引下，取得成功。

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