北汽福田汽车公司企业传真应用案例

    【导读】安装载有“IP—link”功能的“拓敏传真系统”后，总部、营销公司和怀柔车厂间的传真收发不再走电话线，而是完全通过Inter网实现，这一方面使传真的电话费用降为“零”。 
　　　
　　一、北汽福田简介

　　北汽福田汽车股份有限公司(简称福田公司)成立于1996年8月28日，是一家跨地区、跨行业、跨所有制、多产业经营并快速走向国际化的上市公司，是全国520家重点企业之一和北京市优中选优、重点扶持的企业，是北京市汽车工业三大板块之一，先后荣获"全国五一劳动奖状"、"全国机械行业企业形象十佳"、全国"抓质量、讲信誉"名优企业、"首都精神文明建设标兵单位"等荣誉称号。

　　福田公司名列中国信息化企业500 强，2004年排名第160位，2005年排名第59位。2004年至2005年间，福田实施了传真信息化变革，从此以“拓敏传真系统(内置Eicon Networks Diva Server传真平台)”取代了传统传真机的传真工作方式和传真管理方式，企业信息化和综合竞争力再次加强。

　　2004年开始，北汽福田加大企业传真“信息化战略”的实施力度。目前，从集团总部到下属主要机构(北汽福田销售公司、北汽福田怀柔汽车厂)，北汽福田基本上完成了“拓敏传真”系统在企业主体上的全面布局。时下，“拓敏传真系统”正稳定的发挥着如期的作用，已经、正在、也还将继续给企业带来巨大的经济和社会效益。

　　北汽福田的“传真信息化”清晰明确的分作前后相继的三个步骤完成，首先是北汽福田集团总部传真的“拓敏化”，接着是北汽福田销售公司传真的“拓敏化”，最近福田怀柔汽车厂的传真“拓敏化”也最终如期的完成了。

　　纵观“北汽福田信息化的三个步骤”， 拓敏传真系统的功能应用在这相继的三次传真改造行动中是呈显出了逐步加强的特征的，在最近北汽福田怀柔汽车厂的传真“拓敏化”改造中，北汽福田更是配备了“拓敏传真系统”独有的“IP_link”功能，一举而搭建了集集团、营销公司和怀柔汽车厂为一体的企业传真系统信息化平台，实现了企业传真的集中管理，从而使得这家名列中国信息化建设500强、跨地区、跨行业、跨所有制多产业经营的企业在信息化程度更上了一个新台阶的同时，也实实在在的又一次提高了企业整体的市场综合竞争力。

　　二、经典解决方案

　　① 传真“拓敏化”的需求点——福田焦点关注

　　● 管理问题:【集团总部】对于机构庞大的福田来说，提升企业的管理能力和管理水平

　　是增强福田市场竞争力的关键所在。诺大的福田集团事业群间如何整合、共享各自资源，如何协同配合抓住市场商机、如何不断提高企业的市场执行力，这是集团总部高度关注的焦点所在。而只有实现企业管理的信息化，才能解决这些难题，于是就有了OA项目、邮件系统项目等等众多企业信息化项目的在福田不断上马。作为企业工作重要内容的传真工作，一直以来都是信息化的死角，传统的传真机收发方式极大的浪费了资源，严重的阻碍着福田各个事业群甚至是各个科室间资源的共享受整合，更不利于企业整体把控和管理，如何摆脱这种陈旧的传真操作和管理方式，清扫传真工作死角就成为了福田关注焦点中的焦点了。

　　【营销公司】对于实力强大的福田营销公司来说，传真固然消耗了很多资金，但是传真机环境下最痛心疾首的的难题并非来源于此，而是在于传真的传统管理方式严重的阻碍了公司业务的开展。福田营销公司的工作性质决定了其传真量无论是收还是发都异常庞大，所收和发的传真又基本需要建立传真档案，随时调取查阅，已应对业务开展的各项要求。然而传统传真机的环境下，每份传真都要人工接收、打印分发，再以纸张形式分类建档，所以重要传真资料往往面对巨大的遗失风险。巨大的传真量下传真资料建档、存档实非易事，更何况随用随取，难上加难，这就严重影响了公司业务的发展，所以解决传真的管理问题就势在必行了。

　　●费用问题:【集团总部】福田总部每天的传真接收量尤其巨大，达到700次每天，再加上发送的传真，福田总部的传真工作压力可想而知。如此巨大的传真总量下。不算服役总部的18台传真机的购置费用，就只是一年下来消耗的纸墨耗材费用，要是能省下来就足可以让福田去干些更有价值的事情了。

　　【怀柔车厂】每天400页左右的传真量(以发为主)，用传真机的情况下，每年的纸墨耗材费用相当可观，全厂14台传真机的维修费用更是难以预算，这无论对于企业节约资金做大做强来说，还是对厂方信息部门的考核来说都是必要控制和改善的。

　　●维修问题:在北汽福田的集团总部、营销公司和怀柔车厂都存在着传真相关的维修难题。传真机故障频频，福田员工反映不断。传真机维修需要售后服务专人到场进行，耗时费力。售后服务人员有限，间或不能按要求时间到位维修，又或故障原因难查，无法及时修复。总之，传真相关的维修难题严重影响着福田员工开展工作、影响工作热情、这种骚扰必须排除。

　　② 北汽福田传真的更多问题——拓敏专业分析

　　●线路分散:在北汽福田有限公司服役的传真机总量巨大。这些传真机分布在不同办公区不同办公楼里的不同办公室内，传真线路异常分散，一旦发生线路故障就很难检修。如果当某条电话线出现断裂，则往往只能重新布线，这种情况下与之连接的传真机将无法工作，给传真文件带来极大的不便。

　　●存发统计:传统传真机环境下，福田的管理在三个方面呈现出分散难管的状态。首先是传真收发的分散不可控问题，一般来说，传真都是发送给指定的人的，而在传统传真机环境下，这就要求接收人必须要有在传真机前等待的时间，这对于重视效率的企业来说，该是一种严重的资源浪费;另一方面还可能导致企业信息安全出现纰漏，比如一封具有保密内容的传真文件，如果接收人不在传真机旁，泄密的风险就随之加大了;第二个是存档和查询的问题，传真机环境下怀柔车厂的重要传真都在各个部门内直接以纸张形式存档，厂领导决策部门和存档部门本身查询、调阅都是比较费力的事情，且有很大的重要传真资料遗失风险; 第三个是费用统计难题，在传统传真机环境下，传真所要消耗的各项费用项目必须经过员工定期的统计上报完成，费用人工的同时，数据统计的准确度也是没有足够的保证的。

   ③ 满足需求、解决问题的拓敏方案——完美实用

　　●拓敏传真统系功能应用

　　a) 语音提示:系统自动播放语音提示，引导传真成功收发。

　　b) 传真日志:系统自动记录传真收发详细信息，迅速查询、调阅。

　　c) 系统报表:系统统计并按福田公司需求生成报表，自动控制和管理。

　　d) 信息回执:系统提示传真是否发送成功、提示接收到新传真。

　　e) I P传真:通过IP网络或IP电话来发送国内国际传真。

　　f) 查看转发:通过客户端查看传真文件并发送或转发给其他的人。

　　g) 传真信箱:传真自动分发到员工的传真信箱和Email信箱。

　　h) 自动重发:对方占线、线路质量导致的失败传真自动重新发送。

　　i) 传真群发:一次操作将相同内容的传真发给多个不同的号码。

　　j) 定时发送:系统按设定时间自动发送传真。

　　k) Win发送:从office等办公软件环境中直接发送所编辑的文档。

　　l) 格式转换:发送的文件自动转换成标准传真格式的TIFF文件。

　　m) 拓敏IP—link: 传真在企业不同地区的机构间Inter网收发，免除电话费用。

　　●方案满足首要需求

　　拓敏传真系统在保证传统传真所有功能的基础上，同时满足了北汽福田从集团总部到怀柔车厂再到营销公司的整个企业体系对以往传真系统不足的变革要求。

　　管理问题:系统自动分类存档已收发传真，按要求生成统计报表，“IP—link”实现企业信息资源的整合和共享，实现了企业传真工作的信息化管理。

　　费用问题:电脑取代传真机，传真不用纸墨耗材，传真从此摆脱了费用方面的难题。

　　维修问题:拓敏技术部远程即时维护，摆脱传真机故障维修困扰，保证系统稳定运行。

　　●方案解决其他问题

　　线路分散:以怀柔汽车厂为例，其采用的是8线的传真改造方案来实现拓敏传真系统的上述诸项功能的，这就意味着企业内网服务器的传真卡一端与8条电话线相连，另一端连接企业内各部门的每一台电脑上，线路集中于企业服务器上，便于检修和维护，即使有传真线路损坏的情况，系统也会自动通过其他线路完成收发，保证工作在随时随地、各种情况下顺利进行。

　　存发统计:实现传真“拓敏”化后，北汽福田的传真实现了系统自动定向分发，每个人都有自己的传真信箱，每份传真直接进入目的地传真信箱，更直接、更准确、更高效、更保密;系统自动保存备份所收发过的传真，按照福田的要求分类形成传真电子文档，随时随地调取查阅;按福田的要求形成各种统计报表，精确统计包括收发量、目的地、传真费用等在内的各项指标。

　　④ 北汽福田传真系统改造的最亮点“拓敏I P—link”

　　2005年7月，随着北汽福田怀柔汽车厂“拓敏”传真系统的安装完毕，福田的主体构架基本上完成了传真系统的信息化和现代化。目前在福田服役的这套系统正稳定运行，迅速地回收投入资本、并且极大的提高了北汽福田整体系的工作效率。特别要提出的是，作为诸案中的经典案例，本案实是有其值得大书特书的一部分的，目前国内拓敏独有的“IP—link”功能在福田的应用,就是本案中最为耀眼的大手笔了。

　　“拓敏IP—link”，是指在福田集团总部、福田营销公司和福田怀柔汽车厂各自内网的服务器中分别安装载有“IP—link”功能的“拓敏传真系统”后，总部、营销公司和怀柔车厂间的传真收发不再走电话线，而是完全通过Inter网实现，这一方面使传真的电话费用降为“零”，另一方面也提高了福田对整个事业群的整体把控能力。简言之，“IP—link”就是在企业位于不同地区的机构间实现传真“高效率”和“零费用”的全新传真方式。

    三、北汽福田评拓敏

　　没用前觉得这套系统不好评估，对于具体能带来什么样的经济效益心里没底，尝试性的开始了解这套系统后，发现了她的好处，慢慢的就把这个项目实施起来了。之所以上这套系统，主要是出于考虑到能提高福田的管理能力。从功能上讲，通过不断的升级和功能扩充，这套系统基本已经成熟了。

　　从实施项目开始，就觉得这个公司做事比较扎实，这我真是有感而发的。我们做过大大小小无数的项目，从供货商的角度上说，当然是参差不齐，我想这跟他门的管理思路有关，跟管理人也有关系。包括前期安装拓敏系统的时候盛辉(拓敏老总)也过来了，一起去测试板卡去解决问题。客观的讲，拓敏的工作和服务是做的非常不错的，系统优化啊、出了问题远程的解决啊，一直都在跟进，拓敏的售后一直是没有脱节的。第一次合作后，尽管我们没有承诺要继续购置产品，但是后继的工作做的还是非常扎实的，这是比较客观的。

　　目前，系统本身从使用情况来看是没有大的问题的，零星的小问题通过及时的沟通也给拓敏及时的解决掉了。

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