误区之十一：与秘书不协调

    一起提"秘书"，相信许多人的脑海里立刻涌现这样的形象：第一、她是一位女士；第二、她在一般机构中均属可有可无的旁边人物(花瓶)。这是令人深感遗憾的看法。导致这种看法的主要原因，在于主管未能正视秘书的工作性质。��

    在许多管理者心目中，秘书的工作不外乎收拨电话、接待访客、打字、速记与管理档案。固然这些工作都属于秘书的职务范围，但秘书所能履行的与所应履行的工作并不只限于这一点。��

    美国的"全国秘书协会"曾费尽心机地为"秘书"立下这样的定义："秘书即是行政助理，她(他)具有处理办公事务的技能，在无直接监督的情况下，足以承担责任，能运用自发力与判断力，以及在指定的权限内有能力制定决策。"由该定义可知，秘书是具有特殊身份的幕僚。这种特殊身份表现在秘书与管理者的紧密的工作搭配上。��

    能符合上一定义的要求者并不限于女性，有迹象显示，愈来愈多的男士乐于担任秘书职务。其次，在秘书的配合与协助下，管理者与秘书将成为组织内部的一个小型的"管理队伍"。因此，将秘书视为一般机构中的边缘人物，也是不对的。

    既然管理者与秘书是组织内部的小型管理队伍的成员，这两个成员之间必须相互配合，以避免浪费彼此的时间。管理者与秘书之间必须定期地(至少半年一次)探索自己的与对方的时间误区，然后再共同研究跨越这类时间陷阱的对策。

    当管理者的时间陷阱及秘书的时间误区经过上述的步骤寻找出来之后，管理者与秘书必须聚在一起分析两个人的时间误区之间的关系，借以了解每一个人如何为对方制造时间陷阱，以及了解将来应采取哪些措施，才能避免为对方制造时间陷阱。��

    除了采取上述方法探索及回避管理者与秘书之间的时间陷阱之外，管理者在搞好对秘书的甄选及训练工作，以确保秘书成为他的管理队伍中的左右手。但是，秘书应具备哪些素质与技能，才能成为管理队伍中的左右手呢?曾两度荣任"全美秘书协会"会长的露丝·加里诺为管理者提供了她的评鉴尺度。��

秘书评鉴尺度

(1)你的秘书是否了解你在组织里所担任的全部责任和活动范围?她(他)是否了解你的个人目标和志愿以及该等目标和志愿怎样与公司的目标融合在一起?��

(2)你能否接连三、四个星期都不到办公室去，但确信在这段时间内组织里的公事和你的私事都能获得尽责而迅速的处理?��

(3)她(他)是否帮你安排时间、协调约会事宜和工作程序、以及应付限期的要求，而全然没有滋扰到你?她(他)本身是不是一位富于条理的人?��

(4)她(他)是否无需你提醒即能自觉地处理并追踪业务?��

(5)她(他)对待你的同事、客人和顾客是否谦恭有礼，且乐于协助?他们对她(他)的评价好吗?��

(6)她(他)是否具想象力和创造力?她(他)能否提出原始的主意供你考虑?她(他)是否倡议新的体系和新的办事程序?��

(7)她(他)是否聪慧?她(他)是否主动处理困难的事?��

(8)她(他)是否有效率地传递文件?她(他)能否催促你及早处理其他同事所等待的那些摆在你手上的文件，以及催促其他同事及早处理你所等待的那些摆在他们手上的文件?��

(9)她(他)的基本秘书技能(例如文件归档、速记、和接听电话的礼貌等)是否无懈可击?��

(10)遇到困危时她(他)是否镇定?当工作处于紧张时，她(他)是否保持谅解与愉快的态度?当你因受压力而发脾气或丧失自管理者控制时，她(他)是否泰然自若，仍象往常一般继续工作?��

(11)她(他)对你是否绝对忠心和信赖?无论是公事上的或私事上的秘密你都能托付她(他)吗?

(12)她(他)是否博文广识并促请你注意与你的公事及私事有关的出版物?��

(13)她(他)是不是一位能提供业务资料的人(即一位能为你收集你自己所不能或难以收集的资料的人)?��

(14)她(他)是否具有自求进步的计划?她(他)是否参如以管理为导向的课程或演讲?她(他)是否尝试进一步去了解你所服务的公司、你的工作、你的顾客、或是你所置身的行业?��

(15)她(他)是否善于表达?她(他)能否以口头或书面为你概括地陈述信息?她(他)是否知道你对某些政策或实务的见解，并能象你那样向别人表达它们?��

(16)她(他)是否完成每天的工作而不理会所占用的时间?必要时她(他)是否愿意在晚间或周末工作?

(17)必要时她(他)是否象一般管理者那样将工作分摊出去?换句话说，她(他)能否将她(他)所未完成的工作从事授权、督导，并承担责任?她(他)能否协助你训练其他职员?��

(18)她(他)能否独立地代你处理日常工作而无需你操心?��

(19)她(他)能否代你追踪重要的日期，即你的上司，你的家庭，以及你的顾客所庆祝的日子(例如周年纪念日、生日、宗教节日、假期等)?��

(20)她(他)能否替你做基本的研究工作--例如为你搜集撰写报告用的资料，甚至为你草拟报告?

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