最好的控制便是避免丧失控制。主席控制会议的最佳举措,便是预防各种问题的发
生。一旦无法避免问题的发生,则主席应讲求正确的对付办法。
一般而言,最容易令会场丧失控制的问题有以下八种:
(1) 与会者的发言离题。
(2) 与会者间交头接耳。
(3) 与会者分心。
(4)与会者之间发生争论。
(5)少数人垄断会议。
(6)与会者显露不安并急于离席。
(7)与会者拒绝参与。
(8)主席自己离题。现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下:
1原因
(1) 对会议目标或讨论主题不清楚。
(2)过度关心某些问题,或基于某些迫切的需要而在无意中离题。
2预防澄清会议的目标与讨论的主题。
3补救
(1)主席应具高度的敏感性,以分辨离题的发言。
(2)主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说,主席应宣称:"你的发言有点偏离主题,那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……"
(3)主席可以技巧地问发言离题者,他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系。运用这种技巧的时候,主席在态度、措辞、语气及面部表情上,均应刻意避免令离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。
(4)主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说:"刚刚你提到的这个问题显然非常重要,但是它跟我们的会议目标及讨论主题似乎并没有太大关系。假如你不介意,我希望将它留待会后再详谈。"
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