核对会议清单

人员配备条件：

销售经理：充当主持会议的高级职员和会议的主人，负有经营管理会议及掌握会议的双层责任；负责全面综合监督。但行政、事务、登记并与大会登记人员直接联络等具体责任则分别委托下列三位副主持人负担：

活动计划主持人：受销售经理委托，负责活动计划内容、会议日程和材料、联系并安排发言人、特殊出版物和其他活动计划事项。

设施主持人：受销售经理委托，负责全部物质安排，包括与会址管理部门的磋商、联络和配合，准备和维护会议场所，并对有关会议的一切特殊设备、材料和供应品进行订购、运输安置、保养和处置等工作。

特殊事项主持人：受销售经理委托，负责计划、组织和监督与会议有关但从属于会议的社交活动，包括正式宴会、体育比赛项目、观光、为配偶和儿童准备的活动及其它活动。

公共关系管理人：负责协助登记、促销和宣传以及与新闻界的联系。

第一阶段(会前数月)：

(1)规定明确的目标和"主题"。

(2)发动宣传人员并征求意见。

(3)指定项目管理工作人员并确定权力分工。

(4)请会址管理部门投标。

(5)估计费用和设计暂编预算。

(6)视察会址并签订合同。

(7)向预期参加者通知开会日期。

(8)约请发言人。

(9)计划业务方案内容并探索特殊事项的可能性。

(10)计划并实施宣传方案。

第二阶段(会前两月)：

(1)用需要的人员扩大项目工作队伍。

(2)确定发言人和准备方案材料。

(3)订购为会议室、讲台及欢迎用的标志和彩旗。

(4)预定安装特别电话或通讯装置。

(5)为每次会议准备房间布置图和设备清单。

(6)预定视听器材、黑板、黑板架以及其它辅助发言人的装置

(7)协调方案的各个方面并详列说明。

(8)对会址进行仔细的实地检查。

(9)向场地管理部门提供逐个房间的方案要求和说明。

(10)就场地管理部门和你单位本身各应提供哪些商品和服务达到完全理解。

(11)召集全体项目工作人员审查方案准备的各个方面的确切情况(必要时定期召集)。

(12)与场地管理部门协商供给住房与登记的要求，以及行政手续。

(13)计划登记制度，包括确定的日期和注销日期。

(14)将登记表和方案资料邮寄给全部参加者。

(15)准备登记表。

(16)准备展览品、陈列品及其它布置材料。

(17)订购特别印刷品，包括证章、餐券和小册子。

(18)汇集特别材料和设备，以供运往会址。

(19)与发言人再次确定方案内容、对旅行及财务进行安排。

(20)安排在紧急情况下的备用方案。

(21)在出发赴会场以前，审查项目各个方面的详细说明的清单。

第三阶段(会前最后几天)：

(1)与项目的全部工作人员进行核对，以检查他们对程序的了解。

(2)通过逐项彻底审查并共同视察全部有关场地，与场地管理部门再次确定全部安排。

在会址接收、清点提前装运的物品，如有遗失，立即着手寻找(记住要随身携带仓单和提单)。

(3)与有关人员确定每次会议的正确日期、时间、房间布置和设备。

(4)核对发言人和大人物的到达时间，以及见面、欢迎和其他礼仪安排。

(5)检查对大人物的接待准备情况，确定款待的地方。

核对登记和接待的布置以确保地点和人员配备及方法适当，务必做到在所有地方备有登记表、证章、电话、布告牌、一般通知和紧急通知。

检查为每次会议指定的地点、座次排列及座位号码的正确性、按预定安装的设备的完好状态、会场一般条件特别是温度及通风状况。

(6)再次确定每位发言人的计划，所需帮助，常规的和特殊的设备，和免费赠送的材料。

核实所有特殊设备操作人员、摄影人员、安全巡逻人员以及其他工作人员对职责的理解和准备情况。

检查识别登记地点、新的出入路线或改变的地点或表明会场的标志和旗帜是否安放得当。

(7)核查会议通讯系统，掌握或传送消息、特别电话或公共喊话系统的安排。

(8)审查特别活动、参观和所有娱乐活动有关的细节。

(9)确定公共关系联络已有效实施而且情况正常。

(10)估计实际登记数字。

第四阶段(会后即办)：

(1)和场地管理部门确定全部出席人数。

(2)归还、运送或处置所有设备、供应品、展览品和装饰品。

(3)寻找被遗忘的物件、送交失物招领处。

协助登记人员、发言人和大人物离去，对给会议成功作出贡献的人亲自表示感谢。

(4)对承办宴会者或东道主旅馆的服务工作人员给予适当酬金。

第五阶段(会后一周左右)：

(1)与会议工作人员开展评论以完成未了的细节。

(2)审查盘存及核对清单，以确定所有财物、设备和材料都已作适当处置。��

(3)核对所有发票、发言人酬金及其他费用。

(4)支付全部应给付的债务，结清项目帐户。

(5)发送正式感谢信函给来宾发言人及方案的其他参加者。

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