只要对各级管理者的办公桌稍加留意，管理者大概都能获得这样的一个共同印象：多数的办公桌都堆满文件，其中有一些办公桌甚至杂乱得不堪入目。
办公桌的杂乱程度与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。"杂乱的办公桌显示杂乱的心思"这种说法，是言之有理的。让一个不富条理的人使用小型的办公桌，该办公桌肯定是杂乱无章的。但是让同一个人改用大型的办公桌，该办公桌也将照样是杂乱无章的。现套用"帕金森定律"--"工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间"，管理者也可以导出"文件堆积定律"--"文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积文件的空间。"办公桌是一般管理者最重要的工作领域。倘若各色各类的文件被堆积在该领域内，则管理者的工作效率无疑地将受影响。因为文件的堆积将妨碍注意力的集中，导致情绪紧张，以及增加翻查的时间。从时间管理的角度来看，文件满桌也是一种病。
造成"文件满桌病"的原因，大致有以下五个：
(1)授权不足；
(2)犹豫不决；
(3)半途而废的工作习惯；
(4)故意纵容文件的堆积；
(5)担心遗忘文件的心理。
对那些不愿意或不善于从事"分层负责与逐级授权"的管理者来说，许多本来可以由部属处理的文件都要交到他们那儿，这是导致文件堆积的一种重要原因。消除这个原因的根本办法，在于授权部属处理文件。
遇事无法当机立断的管理者，通常都会将待处理的文件留到限期届满之时，甚至限期届满之后才予以处理，这必然引起文件的堆积。其次，无法坚持办好整件事而见异思迁的管理者，也很容易将各种文件堆积在办公桌上。因此，挽救之道在于改正犹豫不决与半途而废的工作习惯。
有些管理者将文件的堆积看为"忙碌、重要性、以及不可或缺性"的象征，因此故意纵容文件的堆积。但是从另一角度来看，文件的堆积也可以被看成是"无条理、犹豫不决、办事优先次序混乱、不富效率、事必躬亲"的象征。了解这个反面的看法，将有助于纠正管理者对文件堆积的纵容。
许多管理者为了避免文件被遗忘，所以将它们摆在办公桌上，以便随时可以看到它们，由于这种心理作祟，相当时日之后文件可能堆积如山。因此，建立一个在适当时间，能自动提醒待办事件的系统，才是根本的解决途径。
以上已将"文件满桌病"的造因及其对策作了简要的提示。在实际治疗"文件满桌病"时，下列十二种经验性的"处方"很值得管理者借鉴：
(1)充分发挥字纸篓的功能，亦即非确实有用的资料或文件尽量弃去。
(2)不要为了使办公桌看来干净而将桌上的东西全部挤进抽屉中，或是堆积于另一处。
(3)建立一套便于排斥、储存、与调阅文件的处置系统。
(4)可能的话，在每天同一时间处理文件。这样将可避免文件被拖延处理。
(5)办公桌上或办公桌周围的物件的摆置，必须遵守这样的准则：每一件物品必须被摆置于固定的地方(此即"各就各位")。
(6)只容许最优先办理的文件摆在办公桌的中央，优先次序较低的文件，则应摆在其它地方，因为管理者每一次只能集中精力做一件事。
(7)零星的装饰物--照片、纪念品等，不应摆在办公桌上。它们不但占用空间，而且也容易令注意力分散。
(8)每天下班之前应将办公桌整理就绪。
(9)除了资料不足，否则每种文件原则上只应处理一次。每次拿起文件，不要只将它摆在"待办"的卷宗之中，而应当场处理掉。这即是说，应答复的即当场答复，要研读的即当场研读。这样做才能令文件及早脱离办公桌。
(10)训练助手处理例行性文件。不要令助手一收到文件立即交给你，而要让他们判别文件的类别与重要性。对那些没有用处的文件(如宣传品之类)，授权助手弃去，需要保留的但不必你过目的文件，让他们即刻直接归档，例行性的信函则由他们代为答复。
(11)交代部属阅读外来文件，并要求他们在文件上标示要点。这些文件若须由你答复，则在文件上批示答复要点，让部属代为答复。可能的话，尽量以电话答复。
(12)规定较冗长的书面报告应附以封面，封面上写明题目、编造日期、编造者、及内容摘要。以上各种经验性"处方"中，第三种"处方"--建立一个便于排斥、储存与调阅文件的处置系统，可以说是治疗"文件满桌病"的最佳效能者。每一位管理者都必须设计一套文件处置系统。这套系统不一定要跟他人的一样，但却必须最适合自己。
下面是一份"文件处置测验"，它可用以判断你的文件处置系统是否完善。
文件处置测验
请快速地解答以下十二道题目。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在答案的空白上写上问号(?)。
你将放置何处?
1. 购买物料后所取得的帐单。
2. 收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。
3. 来自上司的会议通知(下星期一举行会议)。
4.某大学企管系学生寄来的一份问卷表。
5.部属交来的一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。
6.一封需要尽快回复的信，但你必须打数次电话才能答复。
7.一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的来信。
8.组织内其它平行部门来函，要求取得你的部门所编制的市场调查报告。
9.某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。
10.顾客寄来的一封投诉信。
11.人事部门寄来的有关员工考核程序的函件。
12.提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。
假如你在以上十二个答案空白内写上了两个或两个以上的问题号(?)，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统。
既然每一位管理者都必须拥有一套适合他自己的文件处置系统，因此上一测验中每一道题所提及的文件处置方式将因人而异。换句话说，上一测验并无标准答案。不过，善于处理文件的管理者对上一测验中各种文件的处置方式却有相当一致的看法，简单介绍如下：
(1)你必须采取某种特定的程序，以处理购物之后所取得的帐单。例如直接付款、交由他人处理、或将帐单摆在注明未来某一时日付款的卷宗或档案内。采取上述的某一种行动后，才能令该帐单离开你的办公桌。
(2)将杂志摆在抽屉内或办公桌以外的适当地方，如茶几上或书架上。无论如何你应避免让它留在办公桌上，以免因看到它而分心。
(3)倘若会议通知只列举开会时间与开会地点，则你只须将这些信息抄在日历或行事历上，然后丢弃会议通知。但若会议通知附有详细的议程或有待讨论的参考资料，则应该将会议通知摆在待办的卷宗或档案内。
(4)当场决定是否予以答复。倘若你不愿答复，则丢弃该问卷表；倘若你愿意答复，则当场答复并将答复过的问卷表旋即转于发文签内。
(5)该项资料既然是编制下一个月的业务报告所需，它必须被保留下来。你可将它摆在注明使用日期的待办卷宗或档案内。
(6)将这一封信摆在办公桌的中央，这样你可将通话的结果写在信上以便于即刻回复。但若有些电话没能打通，或是你尚须等待若干回电，则将这一封信摆在有待紧急处理的卷宗内，以避免它留置于办公桌上。
(7)将新电话号码及新地址抄在你的通讯簿上，然后丢弃来信。倘若这类信息有需要让你的同事知道，则传阅这封来信。
(8)即刻寄出市场调查报告。如需附信，则写在来函上或写在一张便条上。象这一类例行性的事件，最忌的是进行正式的答复，因为这样做只会增加交往工作，而无实际的好处。
(9)假若你无法当场确定是否真正值得订购，则丢弃这张宣传单，或将它转交给能为你作出判断的人。千万别因犹豫不决而令该宣传单停留在你的办公桌上。
(10)处理投诉信有三种可行的办法。第一，假若你拥有口述录音机，则立刻口述你的答复，以便部属在适当的时候处理。第二，如你拥有专任秘书，则请她立即为你速记。但若你无法或不便于立即要她速记，则把答复要点写在投诉信上，并将该投诉信摆在有待速记的卷宗内，以便在适当时间处理。第三，以电话答复，并将谈话内容写在投诉信上，然后将该投诉信归档。
(11)如该函件具有保留价值，则立即将它归入适当的档案中。倘若该函件所传达的只是一般性的或是枝节性的信息，则阅过后即刻丢弃。一旦将来需要澄清这种信息，即可再向人事部门索取有关资料。
(12)你必须建立一套能自动提醒你待办事项的档案系统。
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