谢祖墀：在过去十年中，信息技术和电子计算机领域发生了巨大的变化，技术日趋成熟，新的功能不断涌现，软件的应用也有很大的发展。合理地使用信息技术，能够帮助任何组织改善其客户服务水平、内部效率和决策制定。

　　举例来说，越来越多的企业、机构通过信息技术来储存和处理客户信息，使资料更精确，检索也更快速，从而让客户服务员在为客户提供服务时，能够更好地了解客户的背景，掌握客户的需要，提高服务水平。信息技术还能增加客户自助服务机会，使工作人员能专注提供更高价值的服务。

　　此外，信息技术应用在办公室自动化上，能够大大地提高各部门的效率。例如，电子邮件弥补了诸如信件和电话等传统沟通渠道的不足；LAN能使各部门广泛地共用文档和数据。电子化也能够减少人手操作，缩短文书处理与发票等日常工作。

　　同时，电子计算机也能够组织和整理各类型的数据和业务信息，以帮助管理层作出重要的分析，制定更好的决策。

　　尽管应用信息技术的机会几乎是无限的，一个信息技术经理将在实施新技术时面临挑战。许多项目失败的原因在于引进的技术并没有与业务流程相结合起来。要信息技术成功地被采用，实施新技术时，必须从彻底了解业务流程入手，配合新技术来改进流程，使新的流程设计能提高整个过程的效率。

　　在你的部门里，你应该与部门的主要管理人员在信息技术于部门策略发展和运作上的定位方面取得共识。整个部门的主要管理人员们都要认识到信息技术的重要性，将信息技术作为改善管理、提高效率的重要工具之一。在许多机构，CIO是机构的高层管理人员之一，经常是机构最高层的执行委员会的成员之一，可以协调跨部门的信息技术的工作，参与管理和有关决策，并负责推动所有运用信息技术来改善管理与运作的项目。

　　就个人的修炼来说，因为信息技术发展的速度极快，您应该对这方面的发展保持密切的注意。经常阅读有关信息技术的报导，有效地掌握最新的科技发展，并经常探索有关运用信息技术来改善企业机构管理的方法。

　　如何对信息技术投资？

　　问：我公司有六个分公司，生产化工产品，分布在方圆30公里内。现在公司想上管理信息系统，以提高管理效率，提高决策的科学性。但投资额如何决定？请人作系统设计，分步实施，企业应注意什么问题？

　　谢祖墀：公司对信息技术的投资必须由公司业务的需求来决定。最重要的是，取决于您对贵公司在满足顾客需求方面是否有信心。如果对如何执行公司的战略方针不明确的话，那么就很难设计并且实施该信息技术投资项目。

　　让我们假设贵公司的宗旨是在化工行业中为分销商提供最好的服务。当分销商向您定货时，假定公司认为服务的确是最重要的，那么为顾客提供出色的服务将决定信息技术投资的方向。您可以设计并实施一个信息技术系统，快速传递顾客定货的要求，从而将顾客电话预定的时间缩到最短。该系统的好处是能达到极高的顾客满意度，从而不断从分销商处获得定单。

　　但是，如果决策的实效性和高效性是公司的主要目标，该系统就必须重新设计了。它的构造旨在帮助您对顾客的购买动机和定单收益率有一个深层认识，进而提高决策的有效性。这样，负责电话接受定单的客户服务代表就必须向顾客询问更多不同的问题。因此，顾客花在电话上的时间已沦为其次被考虑的因素。这很有可能潜在地影响服务水平。当然，公司也可以同时追求顾客服务质量和管理效率。但是，两者在投资上必须做出权衡。简单地说，不同的目标会产生不同的结果。

　　项目进行过程中的任何变动，都必须参照基本目标以防止预算超支。在实施过程中的一些特定阶段，项目必须确保预定的目标得以实现。在这些关键时期，项目经理必须决定是否必须调整，以及何时调整。这些对系统设计的挑战，在整个实施过程中不可能完全避免，但必须加以控制。在该项目期间，控制投资水平的主要手段就是合理配置员工，做到既能以既定项目目标为准则，又能相应控制项目进程。

　　总的说来，明确并重视企业目标对投资水平和信息技术项目的最终收益有着深远的影响。信息技术的投资，不能被视为一个孤立的项目，它是解决企业问题不可分割的部分。其主要挑战在于如何避免产生一个无法带来利润、成本又超支的不完善系统。在这个过程中，起决定作用的就是高度熟练的项目经理。但是，在鉴别、权衡并管理业务需求时，关键是要在明确项目的方针上下工夫。