案例简介：

　　中国铝业广西分公司（全称中国铝业股份有限公司广西分公司， 以下简称中铝广西分公司）是中国铝业股份有限公司的成员单位之一，是集矿山开采和氧化铝、电解铝生产于一体的特大型铝冶炼联合企业。

　　考虑到公司的快速发展，人员、部门、分厂、民族越来越多，各个部门、分厂之间的办公距离拉长，因此日常的通知、文件传递很难再顺畅、快速的传递，员工之间、部门之间、上下级之间的沟通也变得困难，公司上层很难将信息快速传达到各个单位，也很难及时掌握下下面的工作和思想状况，团队合作和协调指导复杂化。

　　为了解决这种因规模扩展而使分享信息、统一决策、贯彻执行的难度变大、速度变慢的问题，公司决定应用新思创办公自动化系统，开展无纸化协同办公。

　　我们选择新思创OA作为实现办公自动化的工具，主要是因为它是一款成熟的产品，而且已经在同行业用户得到了很好的应用，各方面都比较适合我们公司。它将数据库和OA软件捆绑在一起，一次性安装即可直接使用，我们无须单独购买和安装数据库，节省了大量时间和经济成本，也大大降低了实施和维护的难度。

　　通过一年多的应用，现在我们公司已经发展到近千人在使用新思创OA，该系统非常贴合用户的使用需求，实施、使用和维护都非常容易。而且流程部分作的比较严密，对帮助我们规范业务流程、提高办公效率、降低办公成本、提升执行力的起到了很大的作用。

　　由于信息流通、存储的网络化，公司领导可以在系统内对公司经营状况、工作进度、人员思想随时检索、查看、跟踪、指导，提高了决策的科学性。

　　概括来说，使用新思创OA的作用主要包括：

　　1、实现流程的规范、优化和自动化

　　通过新思创OA的公文流转、网上填报、会议管理、任务管理等功能，我们的办公流程变得井然有序，科学规范。

　　现在，我们为公司的各种文件、报表、单据、申请等设置了标准统一的模版格式，保证了统一的文件格式，员工选择相应的模版填写内容，发送审批，审批文件按设定好的审批流程自动流转，分级处理，控制越权，时时监控，而且可以保留修改痕迹，可加盖电子印章或签名。

　　审批流程可以由管理员设置固定的流程，保证审批的规范性，也可以由发起者自定义工作流程，保证一些特殊情况的审批；可以设置审批人的权限，如打印、阅读、修改等。公文在审批过程中还可以随时查看审批状态，进行到哪一步骤，以便于跟踪处理。

　　公文审批完成后可以直接归档，保存为公司的档案，并按照档案编号、标题、发起人等进行检索。

　　2、实现公司公共信息的整合管理

　　通过新思创OA的网络硬盘、规章制度、电子邮件、手机短信、新闻、通知等功能，我们可以把公司的各种动态、静态信息整合到一个平台上进行管理，方便的发布、共享和检索，实现知识管理。

　　我们已经通过OA建立了公司的电子化信息中心，分门别类的存放各种文件资料、规章制度、员工档案等，便于所有员工充分、便利的共享、检索、利用。所有信息都可进行细致的权限管理，所以不用担心泄密的情况发生。

　　现在公司的各种新闻和通知都统一在网上发布，能够在第一时间向所有员工传递公司的

　　各种信息，让员工更好、更快的了解公司、关注公司发展，无形中提高了企业的凝聚力。

　　3、建立通畅的信息流通渠道

　　通过新思创OA的电子公告、电子新闻、文件传送、电子论坛、聊天室、投票、网上会议等功能，建立了通畅的沟通平台，员工能够在系统内轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和文化氛围。

　　由于信息传递点对点，没有中间环节，所以不失真、不延迟、不受人为因素影响，无论

　　是本地还是外地员工都可时时保持沟通，和公司紧密联系；而且员工的意见和建议可以直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。

　　现在，下属可以随时向上级领导汇报工作，得到及时指导，领导层也可准确了解员工的思想动态和倾向性，做出正确决策。

　　当有通知或文件送达时，系统可以自动弹出接收窗口提醒对方查阅，发送者也可以直接

　　查看自己发出去的文件的流通状态，谁看了、谁没有看。

　　由于我们公司面积较大，部门、分厂很多，所以以前传递一份文件要由办公室打印、复印出来后，逐一部门、逐一分厂的去送达，浪费了很多时间和精力，也浪费大量纸张，特别是工作联系非常紧密的两个部门或分厂之间传递信息、文件、图纸等非常不方便。

　　现在通过新思创OA避免了大量重重劳动和中间环节，一分钟就把可能要一天的工作做完了。只此一项每年还会节省数千元的打印纸费用，并大大降低了对打印机、复印机、电话、电力等办公资源的消耗，为建立“节约性企业”做出了贡献。

　　4、建立先进的员工办公平台

　　新思创OA还给每名员工提供了非常方便的工作助手，帮助员工通过电子化工具进行高效办公，如工作日志、电子计划、电子邮件、个人考勤、个人文件柜、电子通讯薄等功能，通过这些功能，员工们可以实现：

　　1） 每天记录下自己的工作内容和心得，领导能够随时掌握下属的工作状态，并直接在日记内给予回复和指导；

　　2） 合理计划自己的工作，不再被意外事件打扰；

　　3） 建立自己的考勤记录，便于日后察看；

　　4） 建立属于自己的文件柜，存放个人资料、文摘知识、客户资料等，其他任何人都无权察看；

　　5） 给自己的同事、客户、朋友建立单独的通讯薄；

　　6） 无论在单位内部还是外部都可以通过系统轻松办公，实现移动办公、远程办公和协同办公。

　　5、辅助工作管理

　　除了基本功能以外，新思创还提供了很多职能部门使用的功能，如车辆管理、人事管理、绩效管理、印信管理、图书管理、档案管理等，为企业实现日常办公的全面信息化办公做了最大限度的努力。

　　我们把相应的功能模块提供给各个职能部门使用，这是通过权限来实现的，没有权限的人则看不到这些功能（本OA中的所有功能都可以通过权限设置来控制使用），根据各部门的办公需要，建立专业的信息化管理系统，可以规范办公流程，并加强工作的透明度，促进各部门工作的协调与配合，促进整体办公效率的提升。

　　总之，新思创OA对我们来说就像一个宝藏，相信随着应用的不断深入，我们会发挥出它的最大作用，为企业的持续发展服好务。