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公司女秘书们的职场生活
作者： 转贴自：中国新时代 点击数：6098
“瑞贝卡”的好榜样 “女秘书瑞贝卡”的邮件，曾于今年4月在外企圈飞速传播，几乎全国所有知名外企的员工都在疯狂转发这封来自EMC北京总部的电子邮件。 在这起本该在内部消化的事件中，却因触及了“老外和中国员工的文化障碍”以及“老板和下属的职场冲突”等敏感话题，引发了人们的热烈争论。 争论伴随着瑞贝卡及陆纯初的离职而日渐远去，但是，人们对此的认识，却仍是瑕瑜互见。 为此，我们的记者经过多方努力，采访了一批乐意谈论这一话题的女秘书，甚至她们的老板，通过她们的第一视角，讲述她们真实的故事，尤其是她们的感悟。 或许，人们能从她们的故事及经历中，得到一些启发；而那些冲动“瑞贝卡”们，也能找到于己有益的东西。 【瑞贝卡事件回放】 4月的一天晚上，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，发现自己没带钥匙，而秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系其未果，后难抑怒火，在凌晨给瑞贝卡发了一封措辞严厉、语气生硬的“谴责信”，并转发给了公司几个高级经理。 未曾想，秘书瑞贝卡因不能接受老板的指责和咄咄逼人的语气，回复了一封据理力争、言辞更为激烈的回信并转发了给了EMC所有员工。 由此，事件被迅速扩大…… 玛瑞娜： 外企女秘书就得泡在琐碎堆里 提要：“他一天在公司里太忙了，确实没有时间。” 玛瑞娜觉得，这是一件很自然的事，“你很难说是这个事情是老板个人的，我不干。” 玛瑞娜早先在IBM做秘书时，还曾经闹出过笑话。 当时玛瑞娜帮老板安排出差，因为不了解美国和欧洲的情况，没考虑到交通状况和酒店离机场的距离，结果制订的行程表非常紧张，“稍微耽误一点就赶不上下面的航班了，尤其是国际航班，有时候错过了一班，可能后面要耽误好几班。” 半个月后，老板出差回来，跟同事们开玩笑说，“你们知道我身材为什么这么好吗，这得感谢我的女秘书，因为她给我安排的行程，都是必须跑着的。” 至今，虽然已经跳槽到了摩托罗拉，但玛瑞娜仍然感激当初那位老板幽默、宽容的态度。“因为老板允许我犯错误，给了我空间成长。”玛瑞娜对《中国新时代》记者说，自己自从干上了秘书这一行，已经变得越来越细心，每一件琐碎的小事都能处理得有条不紊。 老板就是衣食父母 “女秘书瑞贝卡”的邮件事件，应该说玛瑞娜算是外企圈里知道得比较早的那一拨。“外企这个圈里有个什么事传得很快，传来传去，大公司这个圈里就都知道了。”但对于如此“厉害的女秘书”，玛瑞娜并不太以为然。 [NextPage] “我觉得这个事情只是个人处理问题的一种方式，并不代表所有的人都会这样处理问题，也并不能说明现在外企里面，女秘书和老板之间有很大的矛盾。”玛瑞娜说：“她的处理方式有点过激，这种方式也解决不了问题呀，最后她不是还是离职了吗？而且后来找工作会面临很大的困境。” 对于玛瑞娜供职的摩托罗拉公司而言，这样的事情是不可能发生的。“如果是我的话，我们一定不会出现这种问题，因为钥匙一定是两套，秘书和老板一定都要有，保安也会有啊，怎么会把老板锁在外面呢？”按照她的习惯，如果老板出去应酬，“一般会帮他把门锁上”。 回顾自己短短几年的职业生涯，她觉得，“秘书这个职业是比较特殊的”，因为老板有时候总会有一些私人问题需要帮忙处理，甚至可能包括家里的事情，“他一天在公司里太忙了，确实没有时间。”玛瑞娜觉得，这是一件很自然的事，“你很难说是这个事情是老板个人的，我不干。” 即使是帮老板买盒饭之类的琐碎事情，玛瑞娜都认为，“这太正常了，太正常了啊！”以前在IBM工作时，她几乎每天都要帮老板订餐，“订一订就会知道老板喜欢吃什么了。”以至于到后来，老板不用说，她都会知道他想吃什么。 其实，这样默契有时候也是互动的。玛瑞娜刚到摩托罗拉工作不久，家人就生病了，而且病得很重，但她坚持着没有请假。没想到，老板知道之后非常生气，让她马上回家，“这个时候你不该在公司工作，而是应该在你的家人身边，他们更需要你！” 玛瑞娜觉得很感动，“外企虽然工作强度很大，但还是很人性化的。”或许，玛瑞娜是幸运的，因为老板一般都不会在工作时间之外给她安排任务。 “他们急得不得了的时候，才会在你休息的时候给你打电话。”玛瑞娜记得，有一次自己在休假的时候，接到了老板的电话，没想到，“老板会说非常非常不好意思，这时候给你打电话。” 玛瑞娜顿时受宠若惊。 “我说没关系呀，绝对是没关系。”玛瑞娜认真的说，“这是你的衣食父母啊，真的，你不觉得吗？这是饭碗呀！” 泡在琐碎堆里面 像很多家住京郊的上班族一样，玛瑞娜早上不到七点就要出门，经过近两个小时的路程，到位于国贸的摩托罗拉大厦上班。 她每天要做的第一件事就是处理邮件，“每天会有几十到上百封不等的邮件”，老板的筹备会议、准备报告、安排出差等的工作要求，都会通过邮件传达给她。下班之前，她还会在随身的小本子上记下今天没有完成的事情。 “做秘书是一定要能耐得住琐碎的，不像做销售或者公关，要很有热情、很有闯劲。”玛瑞娜坦言，秘书这个工作处理的都是小事，但是每件事情都非常重要。 对于玛瑞娜来说，如果某一天在发邮件或填数字的时候手抖了一下，填错了一位，“造成的结果，可能就是同一时间好几百个人打电话都打不进来。”最让玛瑞娜高度紧张的，是在IBM的时候，“老板手下有上千人，经常会有这种电话会议和网络会议，这些消息都是要秘书发送的。” 目前，玛瑞娜已经是一名资深的秘书了，“很多东西我早就很熟悉了，比如说我老板要去出差，很多东西他还没有想到我会想到他前面去。”有时，她会提醒老板，“某个时间某个城市正在举行什么活动，你要避开这个高峰，你这个时间定去什么地方的票会订不到。” [NextPage] 经过这些年做外企秘书的历练，玛瑞娜感觉，“这个大圈子还有很多共性的东西在里面，比如说，所有的老板都会有非常好的职业素养。”她说，尤其是海外背景的管理者，他们对人对事的评价都会比较客观，“一般不会因为性格不同或者是做事的方式不一样，而看你不顺眼或者是对你有成见。” 每天工作近十个小时的玛瑞娜坦言，外企的工作压力比较大，事情也很多，没有人会在人际关系上花很大的精力，“根本就没有这样的时间！” 张霞：最可怜的人还是老板 提要：“不开心的时候，我会在办公室里深呼吸几口，或者去洗手间的镜子看看自己。因为你情绪不好，脸上就会比较紧绷，别人会问你是不是不开心。” 话音刚落，办公桌上的电话骤然响起，听筒里面传来了老板标准的伦敦式英文，“张霞，司机不知道我要去哪儿，你跟他说吧。”于是，张霞告诉上海那边一脸茫然的出租车司机，老板要去的会议中心叫什么名字、在什么地方。 半天之内，电话已经响了十几回，张霞连上厕所都要跑着去，生怕接不到老板的电话。张霞得随时做好准备，因为自己那不懂中文的英国老板，不知道又会遇到什么样的问题。 “老板出差我是最忙的，随时准备接听电话，帮他解决各种问题，神经高度紧张。不过想想，最可怜人的还是我老板，人生地不熟的，语言又不通。我是他唯一的救命稻草了。”张霞笑着对《中国新时代》记者说。 怕英国老板丢了 张霞是英国安拓有限公司中国区总经理的女秘书。这家英国最大的猎头公司，在全球20多个国家分布着50多个办事处，其主要业务是帮助全球500强企业寻找中高级的管理人才。 在张霞的周围，公司里的大多数员工均是来自世界各国的外籍员工，包括她的老板在内，很多人根本不会讲中文。每次遇到老板出差，细心的她会把详细的行程表发到老板的邮箱里，再用手机给老板发个中文短信，当他找不到地方的时候只要把手机掏出来，让出租车司机看短信就行了。 通常，张霞还会把老板入住酒店的中文名字写在一张小纸条上，夹在给老板的日程表上，有意思的是，这张小纸条上还会写上汉语的“发票”两个字。因为“虽然老板知道发票两个字的拼音”，但张霞还是害怕老板在跟人要发票的时候说成“发彪”或者什么别的稀奇古怪的音。“老外处理‘四声’的创造力，常常超出我们的想象。” 其实，她的上司是一个很年轻的英国人，“还不到30岁”，她坦言自己比较幸运，因为和年龄相仿的老板交流起来比较好，但这位英国老板来中国还不到一年的时间，对中国的文化和办事程序都不了解，于是对于张霞而言，这是一份很繁琐的工作，“什么工作都有，小到去帮他买咖啡，大的事情也挺琐碎的，比如会安排他的日程，包括出差、约人等。” [NextPage] 每次老板出差，张霞总是会担心，“怕我老板丢了。”显然，这在她看来并不是一句笑话。 有人说秘书就像保姆一样，这样的话在张霞看来尽管有些夸张，但也确实如此。她表示，自己并不排斥给老板端茶送水，“要把老板当做自己的朋友，这是一个工作心态的问题。不要觉得他就是高高在上的老板，我为你端茶送水就是伺候你。” “给老板一些缓和的余地” “中国的很多事情，跟老板解释起来都比较困难。”在安拓公司工作刚三个月的张霞很有体会地说。 显然，这是一个很困难的任务。“估计老板觉得搞定一台笔记本电脑就像到巷子口去买个煎饼那么简单。”张霞不知道怎么跟老板解释。首先，要通过糟糕的交通状况去中关村买电脑；然后，还不能给老板装个盗版的操作系统，“虽然那是中国特色，但正版的纯英文的操作系统的确不好找。” 后来，凭借朋友跟供应商的关系，电脑直接送货上门，张霞还找到了英文版的XP系统，尽管已经下班了，她还是坚持送到老板家里去，并在当天彻底弄好。 但还有一些事情是年轻的张霞“搞不定的”。有一天，张霞收到老板的邮件，信里说：“我在报纸上看到中国联通推出了‘Red Berry’（红草莓）的业务，你去申请一个吧。” 这是在欧洲一项非常普遍的业务——用手机就可以查阅邮件，不用通过笔记本电脑。在老板想当然地看来，这是一件很简单的事情。 然而，张霞问遍了周围的同事、朋友、甚至朋友的朋友，居然没有一个人知道“Red Berry”。张霞又向联通营业厅咨询，可问了一大圈，从普通业务员到营业厅经理，根本没有人知道这个业务。 折腾了三四天之后，终于，有一个工作人员告诉张霞，倒是有一个功能通过彩信可以查看邮件。于是，张霞兴冲冲的领着老板直奔联通营业厅。进去一看，每个窗口前面都排了长队，“估计英国老板没见过这阵势。”张霞只能让老板先走，自己排队给他办理。 其实，这个彩信业务并非就是传说中的“Red Berry”，根本达不到那么多功能，显然这是联通在国际报纸上宣传的笔误。张霞只好拿了一份联通关于这个业务的官方中文说明书回去给老板解释。 可是，老板依然不明白，因为他觉得这应该就像发短信订个彩铃那么简单，怎么会三四天都搞不定呢？ [NextPage] “如果是个中国人，对国内运营商的状况比较了解，还好解释。可是我老板反复在说‘It’s impossible，I don’t believe.’他觉得这是联通在国际报纸上面做的广告，怎么就不行呢！”张霞一脸无奈地表示。 “不开心的时候，我会在办公室里深呼吸几口，或者去洗手间的镜子看看自己。因为你情绪不好，脸上就会比较紧绷，别人会问你是不是不开心，这种不好的情绪是会影响到别人的。” 类似这样的职业素养，来源于张霞在瑞士学习酒店管理的三年经历。 在瑞士，张霞是给一个酒店的经理当助理。“就是害怕老板。他有时候交待你做的事情你听不明白，又不敢去问。”回忆起那段时间忐忑不安的时期，她倒觉得受益匪浅，“现在他（老板）让我做什么，我不明白的时候就会大胆的去问，就跟他说我不是特别理解这个，你能不能给我再解释一下，这样做事情就会比较顺利，产生矛盾的机会就比较少。” 张霞坦言，如果自己遇到像“女秘书瑞贝卡”事件的问题时，“可能会难受，如果是第一次，会发信解释。”但她表示，肯定不会做出那种很过激的举动。 有过海外生活经验的张霞明白，外国人比较直率，有什么意见可以当他们的面讲出来；但是诸如关于个人利害的一些东西，应该私下进行沟通，“给老板一些缓和的余地”。 马云的秘书林茜： 一个眼神我就知道他想做什么 提要：马云开门见山地对林茜说：“我希望你能留下来。给我一个机会，也给你自己一个机会，你做什么样的决定我都会支持你。” 收到“女秘书瑞贝卡”事件的邮件时，林茜的第一感觉是，“这个女孩蛮有个性的。”作为阿里巴巴集团CEO马云的秘书，林茜对《中国新时代》记者感慨说，她似乎看到了当年自己的身影。 那是若干年前，林茜刚刚步入秘书职业生涯，有一天，当时的大老板晚上十点多给她打电话，林茜恰巧没有开机。后来老板找她谈这件事，很严肃地对她说：这个事情并不大，但是要时刻有这种意识，“无论会发生什么紧急的情况，无论你当时人在哪儿，你的状态应该是在岗位上的！” 虽然天性随和的林茜没有像瑞贝卡表现得那么激烈，但是在老板和她谈话时还是委婉表达了自己的不解。 然而，经过多年的职业磨练，如今的林茜早已不是当年那位略有些率性的女孩了，她变得成熟起来。她觉得，老板就是秘书的客户，客户就是上帝，为客户提供优质的服务是自己应尽的义务。至于时间问题，就看你对客户的重视程度了。 [NextPage] 至今，林茜很感谢那位老板，“就像孩子对妈妈一样，当时的很多道理无论怎么讲，孩子就是听不进去，不撞南墙不回头的，等有了很多经历之后回头再看，才发现很多话大人说的是对的”。 误打误撞入秘书生涯 在第一次走进马云的办公室之前，林茜猜不到这位互联网传奇人物的真实意图。 那是2005年夏天，在先后经历了周鸿袆离职、阿里巴巴收购雅虎中国等的事件之后，林茜也面临着一次职业的抉择。 当时，林茜仍然像往常一样忙着工作，即使马云经过她办公桌时，她也没有注意到，直到马云在她办公桌前站定，冲她微笑点头，林茜才注意到老板的存在，也笑着打了招呼。 第一次和马云正式谈话，是在一次匆忙的会议间隙，马云对林茜说：“能跟你谈谈吗？” 林茜刚刚坐定，马云便开门见山地说：“我希望你能留下来，多看看，多感受感受。给我一个机会，也给你自己一个机会，多些了解，然后你做什么样的决定我都会支持你。” 没想到，马云这番简短有力的话打动了林茜，于是她决定留下来，继续在雅虎中国工作。 其实，在外企圈任职秘书多年的林茜是学工科出身。她的第一份工作和秘书并没有关系，当时她去一家公司应聘，面试的人觉得她还不错，就临时决定让她见一见老板。 正在和客户谈判的老板只给了林茜一分钟时间，让她用英文做自我介绍。“当时愣了一下，马上就开始胡诌了呗，说了半天也不知道自己说了什么，反正后来老板就跟我说，‘明天来上班吧’。”就这样，林茜开始了自己的第一份类似于外贸的工作。 林茜的秘书生涯是从一次应聘开始的。“当时一个做猎头的朋友，实在找不到人，就想让我帮忙，去一家IT公司面试一下。”林茜没有想到，这个无心插柳的举动，改变了她今后的职业方向。 在后面的两个月里，这家公司的人多次诚恳邀请林茜加盟，甚至在周末，还要执意要请林茜吃饭劝她加盟。最终，“心软”的林茜被这家公司的诚意打动，同时，当时她也想尝试一个新行业，于是，就开始了在外企的秘书生涯。 “选老板”的女秘书 谈起现在的老板马云，林茜并没有外人想象中的那般谨慎，反而流露出很钦佩的神情，“他跟别人特别不一样，有时候我们正在谈一个问题，他会忽然跳跃到另外一个高度上去，让人眼前一亮的感觉。” 在林茜心目中，最理想的老板是没有定式的，“就像你找老公老婆一样，刚开始你可能会想，我要找一个长得多好看的，性格什么样的。当他实际来到你身边的时候，你会发现原来远不是这样。”多年的秘书生涯让林茜明白：“别人看来最好的人未必就是最适合你的。老板和秘书也是一样的，不一定有什么职场定规，只要两个人磁场默契就好。” 林茜说自己一直到现在都很幸运，因为她每到一个公司都会在“一号大老板”身边任职，这也让她学到了很多东西，“我是选老板的，如果不能让我服气的人，我不会选择在他身边工作。”这也是林茜坚持的第一条职业原则。 [NextPage] 此外，就是老板和秘书之间的磨合问题，林茜深有体会地总结：“如果老板是急脾气，秘书的性格也比较火爆，我不知道他们会撞出多么大的火花来；如果老板做事比较缓慢，秘书也很柔和，我不知道他们效率会怎么样。关键是看两个人能不能磨合得比较默契了。” 显然，林茜跟自己的老板马云配合得非常默契，“有时候他一个眼神我就知道他想做什么，一个意思他刚开始说我就能明白。到后来你会觉得每件事情都非常顺。” 对于林茜而言，能够站在马云这位中国互联网最具传奇性的人物背后，无疑是幸运的女秘书，“在公司里你代表的是老板的形象，对于外界代表的是公司形象。” 年轻的林茜很明白，自己已经被赋予了比女秘书更有价值的深意了。 法国电信中国区CEO盖拉：我可以买自己的盒饭 提要：中国人很尊敬自己的老板，他们不敢说很多的想法。法国人就很麻烦，他们总是有很多意见。所以在中国管理人比在法国简单。 与中国人打了多年交道的盖拉，很清楚地了解自己手下员工的秉性。盖拉说每次开会的时候，中国的员工不敢说有什么问题，也不敢说自己的想法。“法国人在这方面就会觉得不太舒服，因为法国人希望有人提问题，否则就是对我的想法不感兴趣，不尊敬我。” 对于自己身边的中国女秘书，盖拉觉得很满意，“如果她能了解我的想法，什么人我想见，什么人不想见，帮助安排我的工作，了解我对问题的想法，这样就很不简单了。”盖拉不希望别人干扰自己个人的事情，“我能关心好自己，不需要太多的人关心我。” 平时，盖拉和自己的女秘书贾音进行工作交谈时，一般都会用法语的尊称，就像汉语中的“您”一样。贾音也表示，“虽然盖拉的年龄比我大很多，职位也比我高很多。我们的关系都是定位在工作上面，就事论事。” 《中国新时代》：你会让女秘书冒雨去帮你买盒饭吗？ 盖拉：买盒饭？没有，我可以买自己的盒饭。（笑） 《中国新时代》：你怎么评估自己秘书的工作？ 盖拉：秘书每个方面的工作都要处理，所以很难确定一个明确的目标。 《中国新时代》：理想中的秘书是什么样子的？ 盖拉：应该说彼此之间有很好的信任。因为秘书是跟我工作距离很近的人。如果一个人，有很好的教育背景，很好的能力，选择她最重要的就是性格。看她合不合适这家公司、这个职位。 《中国新时代》：你和中国员工之间，会因为文化差异引起冲突吗？ 盖拉：会有文化差异，比如法国人很难理解中国人的面子问题。我们说话很直率，所有问题都很直接的说。比如说开会的时候，有人介绍新的项目或者新的技术，肯定会有很多问题。但是中国的员工不敢说有什么问题，不敢说自己的想法。 [NextPage] 法国人在这方面就会觉得不太舒服，在会议上法国人希望有人提问题。否则就是对我的想法不感兴趣，不尊敬我。所以法国人和中国人不太一样。 《中国新时代》：你和秘书之间会有这样的问题吗？ 盖拉：每个人不一样，贾音（秘书）没有这样的问题。跟她一起工作也出现过一些小的问题，但是没有什么严重的问题。她可以跟下面的员工沟通，因为都是中国人，说话比较方便，有些事情我会问他。 |