准确:要将回复信写得很清楚,首先要正确理解买家来函的准确意思,如有不清楚的地方,则应立即去函向客户询问了解,切忌一知半解;其次,供应商要将自己的意思表达清楚准确,将自己公司介绍清楚,多使用有说服力、准确的数据,切忌使用模棱两可或含含糊糊的词语和内容。
全面:一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面,包括买家所有的问题和感兴趣的点点滴滴;另外,邮件本身的结构和内容也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥,往往内容简单、结构松散。有时还在邮件中使用网上流行符号和缩写,这在正式的商务来往中是不可取的。
具体:给买家回复的信息无疑越具体,越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用户,也需要将明确具体的信息传递给自己的客户,所以,如果内容不详细,肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问,耽误大家的时间和精力。
清楚:电子邮件也应象传统的商业书信一样,不论是排版还是格式都应整洁明了,少使用晦涩难懂的词语或表达法。这里,特别应注意的是中英文表达方法上的差异,尽量使用标准的英文表达,减少中国式的英语。
礼貌:礼貌的重要性自不用说,但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的,要多用正式的表达,少用口语语气;尊重对方的风土人情、禁忌和宗教信仰;人称表达上要尽量少用第一人称,多用You,以表示尊重对方,用第一人称时要用We代替I等等。
很多买家在选择供应商时,特别是长期的合作伙伴时,特别注重供应商是否专业。除了经营产品专一、行业知识丰富外,一封地道的回复邮件也能展示供应商或业务人员的专业功底,提升企业形象。
将网上查询转为网下洽谈,也是一个加速了解的好办法。不妨多邀请他们前来参观自己的企业,或者去展览会参观供应商的展位。