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沟通促效法
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1.站着开会也能提高开会效率 一般说来，大家似乎都认定开会一定要坐着开，其实，偶而站着开会也是个很好的方法。站着说话，会产生要尽快把话说完的心理作用，令精神集中，很快就可以获得结论，问题一下子就决定了。所以相对而言，那种又臭又长的会议，只是浪费时间而已。目前也有相当多的企业采用这种方法。 2.除了通讯录之外，也要编制人才录 任何人都有通讯录，不过除了通讯录之外，最好还编制一本人才录，专门记载详细的个人资料。 在人才录上，包括姓名栏全部有十二个项目，详细记录个人的专长、特征、学历背景等等，所以在求才的时候，非常方便。 人才录可用硬纸板做成，并用钉针外皮装订成册。 3.与人会面选在书店最适合 与人会面时，如果对方没有不便之处，你可以利用书店做为会面的地点，并且特别指定大书店中你所喜欢的专柜为会面处。在等人的时间中，也可以用来收集信息，一点也不浪费时间。 如果比约定的时间早到，就可以看看杂志或自己喜欢的书，以吸取信息，即使对方迟到，也可有意义地打发时间。只要稍加用心，等人时间就可以变成充实、有意义的时间，而且大书店目标很容易找，可以说是最适当的会面场所。 4.名片的整理 在整理通讯录时，可采用一般的方法，按照姓氏来排列。不过名片方面，就不用要这个方法，而是要分成工作、公司等几个项目来整理。 如此，即使一下子想不起对方的姓名，只要知道对方是A公司的职员，仔细找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，这个方法更容易检索。 此外，整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，这样较容易翻阅找寻。 5.在工作手册上详细记录零散信息 出门办点小事，却不巧赶上拥挤时间，结果白白等了半个多钟头，这种情况经常会发生，只是平常不太会感觉到，其实这些浪费掉的时间，一累积起来，也是相当可观的。 所以，为了防止这种无谓的浪费，连乍看之下很可笑的琐碎信息，最好也记在工作手册上，比如邮局在哪一天哪个时间人最少，或是哪个窗口办事速度最快……，将这些具体的信息记在手册上，办起事来将更为方便、迅速。 6．开会时间要加上尾数，以防止迟到 召集会议时，如果把时间订在一点、两点，一定会有人迟到。这种几点整的时刻，大都会令人感觉这只是个概括性的标准，很容易漫不经心的珊珊来迟。 所以，你尽可能在开会时间加上尾数，如一点十五分，这样一来，会令人心生疑惑：这个时间是不是具有什么特别意义?因而产生极高的兴致，如此会议就能准时开始。 7．立刻在收到的名片上写当事人的资料 对商界人士而言，交换名片似乎是不可缺少的仪式。从初次见到的人手中所收到的名片，不要随便乱放，应整理得有条不紊，日后将成为宝贵的个人资料来源。 当与人交换名片后，你可以马上在对方的名片上书写他的专长、兴趣、资历等等，这么一来，要找人才就轻松多了。主要的是，为方便日后利用，先在名片上多加几个字，这一点是非常重要的。 8．与没有时间观念的人约会时，可接着安排另一个约会 约会老是迟到，没有时间观念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地说个没完，即使是事情已谈完，他们也无意离开，仍兴致勃勃地准备畅谈一番。在与这种没有时间观念的人约会时，你可接着又安排另一个约会，并且事前声明：我两点十五分有约会，我早一点在一点四十分见面吧! 这么一来，几乎所有的人都会准时赴约，由于时间有限，会面得以快速地进行。从第二个意义上来说，又可防止时间的浪费。 9．与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名 当你与公司董事高级主管交换名片时，你可以请教对方专任秘书的芳名，趁着记忆犹新，马上写在收到的名片上。 因为在与这种高阶层人物联络时，他们不可能会亲自接电话，通常都经过秘书转接，如果事先晓得秘书的芳名，联络起来自然会顺利多了，而且，借此博得秘书小姐的好印象，对日后的工作自是大有益处。 10．名片上除个人资料外，另记录其他资料以加深印象 除了个人资料之外，你还可在收到的名片上，书写种种资料，比如一般的见面日期、见面场所、介绍人、会谈要事等等，此外出身地和外表特征，也都尽可能地写下来。当然，这些都是人才录上的珍贵资料，同时借此加深对他人的印象，即使是很久不见的人，只要看看名片，脑海中就能够浮现鲜明的印象。 最好在交换名片的当天，就把这些资料全写上去，以免日久忘怀。 11牢记女职员的生日 整体工作能不能顺利进行，关键多半在于女性职员，似乎每家公司都是如此。即使复印一张文件，小姐们肯不肯尽心帮忙，都会影响到工作效率与工作成果，因此很多人对女性职员都特别用心。基于此点最好的方法是记住小姐们的生日，在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片，向她们表示感谢，就算她们平日对你有什么不满，也会一笔勾销。 12. 通讯录要采用活页卡片，以便插换追加 通讯录最好是采用活页式卡片，这种活页式通讯录，一张卡片上只登记一个人，所以不管对方搬了几次家，改来改去都不怕没地方可写，换新卡片也是很简单。 此外，还可根据情况的需要，随意插换追加。举例来说，如果陈大的后面是林二，有一天又认识一个姓陈三的人，旧式通讯录一定追加在最后一页，但是这种活页式的通讯录，就可干净利落地把陈三插在陈大与林二之间。
最近贺年卡上的贺辞大部分都是印刷的，顶多在最后一、两行自己再添上几句话，有时候，也会顺便写上个人的最新动态，比如换工作、买房子搬家、通知结婚、添丁报喜等等。 对这些贺年卡上的新信息，你必须仔细筛选，将必要的转记到人才录中当事人的卡片上。这些都是人才信息的基础资料，如果遗漏对方搬家的通知，以致于失去联络，于公于私，都无法再发展下去。
只要一收到告知搬家、结婚、添丁、死亡等等有关生活变化的书信或明信片，你可将其转记到人才录的卡片上。 至于那些信件，则收到盒子里保存一定期间，因为如果马上将原始资料丢弃，就无法对比人才录上的记录有无错误，以致于经常发生阴错阳差的现象。为了防止误认或笔误，最好将原始资料保存一定的期间。 15.借着人才录的帮助，即使多年不见的人，也能谈得很融洽 人才录是人际关系网中个人资料的档案，其中设有种种项目，比如姓名栏、姓氏索引、性别栏、出生年月日栏、会面栏、学历栏、职业栏、籍贯栏、服务地点栏、现在通讯处栏、家庭栏、备考栏等等 因此，即使与多年不见的人会面，只要事先查看一下人才录上的资料，就可知道对方现在在哪家公司哪个单位担任什么职务、家里有几个人、结婚纪念日是哪一天……，借此彼此不会感到陌生，能很快地熟识起来，相谈甚欢。 |