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活页纸的利用法
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1.从报纸、杂志剪下的信息，使用B5复印后再归档 一旦看到报纸上有需要的信息，应该当场就把它撕下来，这就是拥有新鲜信息的诀窍。好不容易到手的信息，除非上乘的给予加工，否则的话，很难以派上用场。实际上就有很多人把剪报放入抽屉里，长久不去注意它，甚至有一些人把剪报胡乱一塞，待需要时则遍寻不得。 为了防止时间及精力的浪费，充分地使用信息，必须多少下一些功夫，以便确立日后方便寻找的归档法。不过，后来的剪报收集法很难以满足这种条件。 一般市面的剪贴簿，都是把剪报直接贴上硬纸板。也有一种放入透明档夹的方式。 以前者来说，必须把剪报涂上浆糊，再贴上去，将使信息整理的工作耗时繁杂。 后者虽可以省去涂抹浆糊的麻烦，但是，剪报很容易脱落，甚至有遗失的危险，而且，一册能收集的剪报有限，日后想补加也不可能，信息自然会受到限制。 这两种固定式的缺点，在于无法取下簿页以及增减页数。既不能把必要的页数拆下来使用，更不能在同一个主题中，把项目细分化，再重新编制。 为了克服这种剪贴簿的缺点，可以进行一番改进。其方法是把撕下来的报纸片断，交给秘书修剪好，再利用B5大小的纸张复印。每逢遇到这种情形，可根据报导的多少，加以缩小或放大。如果B5大小的纸容纳不下的话，再分成几张复印。如果全部有三张的话，那就写上三分之一、三分之二、三分之二的号码，以便能够知道有多少张以及顺序。接下来，在那些复印的两端，使用二十六孔的打孔机，打好洞，再把它们放入二十六孔用的装订夹里，分类、整理。剪贴作业的瓶颈之一，就是报导的多少，以及所占自动面的形状不一，叫人难以着手。一旦采用了这种方法，规格将被统一，当然就没有使用透明纸以及硬纸板的必要。 既然经过打洞的程序，就可以有如活页纸一般地使用。如此一来，可以任意补充、更换。如果把必要的部分抽出，当成携带用的档案夹的话。稍微有时间时，就可以过目。使用B5的大小纸张复印，再归入档案夹的作法，不仅适用于一般剪报，甚至对一般书类及资料的整理也有帮助。如果把A4等不同规格的文书，放入档案夹而使用的话，很可能会有破损或者遗失之虑。 对寻找方面来说，统一规格是最有效的手段。 在所有的杂志类之中，被上班族当成信息来源，阅读机会最多者，应该首推周刊类杂志。周刊几乎都属于B5规格，因此，一旦管理者发现周刊有值得保存的信息时，管理者就原封不动的把它归档。 不过碰到这种情形，如果把要保存的信息，胡乱的撕下来的话，可能会把信息的一部分破损，或者没有地方打洞。 因此，要撕下周刊上面必要的部分时，首先必须把整本杂志分解。通常B5型的周刊采用所谓中订(编按：即国内俗称骑马钉方式)的方式，也就是说，采取在中央部分使用铁丝(钉书针)固定，折成两部分的制本方式。只要把这个铁丝抽掉，全页就会分散开来。你就从这里面取出你所需要的信息，打洞以后，把它收入档案夹里面。 有时，周刊刊登的信息或者特集之类，也可以达到十页以上。其实，并非全部存档不可。只要留下日后必要的资料，以及有关重点的解说，那也就足够了。如果把不必要的部分也归档的话，剪报的量就会膨胀起来，以后翻找起来，将非常的浪费时间。 必须使目标明确化，再判断真正需要的信息是哪一些，以作为取舍选择的准绳。这些步聚是剪报工作的重要过程。 3.活页纸一张只能使用单面写一个项目 交替自如，又能够带着走的活页纸式信息管理，有种种的好处。即使想整理自己的构想，或者记下眼睛所看到的信息，仍然以活页纸式的笔记本最好。 爱用活页纸的上班族似乎越来越多，更有人百分之百的活用它。下面就要介绍使用活页纸的方法，供大家工作参考。 关于活页纸，一般只使用一面。而且，坚持一张一个项目，当写完一个项目，准备再写另外一个项目时，就算纸面还剩下很多空间，一般也会使用另外的纸张。 关于如何使用纸张的方式，或许有人会认为太浪费。然而，想到容易找到信息、容易使用这两点，还是使用这种方式比较适合。如果要具体的说出一张活页纸使用法，那么，最上面那一段应该写大项目，它的下面再写中项目，在最下面，则可以书写你自己的构想，以及个别地列出小项目。这时，如果一个主题在一张纸上写不完的话，那就在新纸上再写大项目、中项目，然后编好号码。如此处理以后，就算纸张分散，仍然可以判断是那一个主题的第几张。 彻底地遵守一张纸写一个项目的话，遇到要再度检查全体资料时也甚为方便。因为只有一面写着字，因此，只要把它们放在桌子上，对于内容，则可以一目了然。 而且，各项目占着一张纸，因此，可以自由更换顺序。如果在纸张两面都书写的话，就不能如此做了。 同时，只在单面书写，遇到复印时将非常方便。尤其是使用ADF(自动送稿装置)的场合，其差距将更为明显。 不必把稿子换面，只要把活页纸放置于台上，复印机就会自动地一张一张印好。而且纸页不会倒反过来，甚至可以在这个期间内做别的工作。 一想到有这么多的好处，纸张的空白还是划得来。为了缩短工作时间，这种投资是必要的。 4.活页纸必须左右两侧打洞 用活页纸的窍门，还不止上述那一些，市面上的活页纸只有在单侧打洞。于是，在没有打洞那一侧，使用二十六孔式的打洞器打洞。两侧都打洞的好处在于--可以左右交替着启闭，以及对于想同时看的两种资料，随时都能够以图版页的形态参照。 假如只有单侧打洞的话，想在活页纸上书写时，必须决定把它弄成右侧，或者是左侧。诸如一般横写及纵写都存在的国家，实在很难以下决定。 如果两侧都打洞的话，每页的左右都可以启闭，应能够安心的提笔书写。 在很久以前，人们就等着两侧打孔的活页纸上市。但是，等了很久，仍然没有上市的迹象。于是一些上班族就自己制造出来了。 利用上下班时间，在车厢里构思下一部书的内容时，此种两侧打洞的活页纸正可派上用场。一侧夹着参考资料的复印件，一面看着它，一面在另一侧书写原稿用的备忘事项。如果是单侧打洞的话，则必须一面翻前页，一面进行写作，工作的效率自然会减半。 时时以活页纸替代备忘用纸，即使是资料也使用档案夹管理。因此，使用打洞器打孔的纸张非常多。以前，这种操作全部交给手动式的打洞机处理，最近才改用电动式打洞机处理。使用这种机器，一次能处理数十张纸，操作时间可以缩短很多。 5.档案夹依主题分成各种颜色，可以缩短翻找的时间 人们时常看到办公室的架子上，放着颜色及形态完全一致的档案夹。在颜色及形状方面统一，乍看之下，或许能给人一种整齐划一的印象。但是站在整理信息的立场来说，这并不是聪明的作法。因为不看档案夹上贴的字条的话，根本就无法知道，那是属于哪一种主题的资料。 一旦档案夹不在所定的位置，寻找起来就倍感困难了。 基于这个理由，办公室的档案夹都根据信息内容分类，使用材质以及颜色不同的档案夹。 例如外面贴塑胶布的档案夹，表示它跟指南、形态有关，茶色档案夹为秘书指南，灰色为跟审判所有关系的诉讼文书书类形式……等等。外面贴一层布者为资料档案夹，红色为执笔之类，绿色为事件之簿，青色为一般资料……如此这般，把档案夹分开使用的话，只要看看架子的某一边，就可以立刻找到自己需要的档案夹。就算跟其他同类别的档案夹混在一起，也能够很快就找出来。现在，管理者在办公室里，除了利用颜色把档案夹分类以外，还使用画线笔涂抹档案夹的字条，使之更为细分化。 能够记入字条空间的信息有限。不过，只要利用颜色加上意思的话，信息量就能够膨胀好几倍。而且，将更为容易使用。 就象管理一般，使用颜色表示不相同意义的人，似乎为数甚少。其实，不仅是档案夹可利用颜色来识别用途，其它的用具也可以如法炮制。只要动动脑筋，就可以节省不少寻找的时间。 6.杂记簿也不妨使用活页纸式，如此比较方便到了最近，上班族之间也流行活页纸式的杂记簿。 活页纸最有利的一面，就是交换起来甚为方便，信息量也不会受到限制。如今正是所谓的信息化时代，自然的，这种杂记簿就受到了上班族的青睐。以个人来说，人们很早以前就喜欢使用这种杂记簿。 不过，有一个美中不足的地方。那就是市场上的活页杂记簿，一律属于A5以上的纸张，实在是太大了一点。 杂记簿必须能放入西装口袋里，如此才算理想。否则的话，很难以派上用场。例如--前往参加聚会时，几乎所有的人都是两手空空。碰到这种情形，如果不带杂记簿的话，一旦跟友人碰面，而对方提议一道去喝几杯的话，则你也不能断定是否有其它的事情待办。基于这个理由，人们喜欢带口袋能装得下的小杂记簿，而且必须是活页式。 现在，一般最好备有两本杂记簿。一本记载一年间的行事时间表、地址等；另外一本以一天一页的篇幅，记载当天必须做的事情，甚至写下临时产生的构想。这两本杂记簿的内容，可收录于一本里面，也可依作用分化为二。由于工作的关系，有时需要过去的记录(例如何时与某人见面等)，即可一目了然，再也不会忘记做某些事情。出外时，只要携带必要的资料就可以了。 如此说来，对于杂记簿的使用，已名符其实的到了杂记无章的地步。不过话又说回来，所谓的杂记簿，就是一个人用来把握信息的备忘录。所以，一旦把主题过于细分化，则反而不好使用。 如果你想有效率地使用杂记簿的话，则形式及内容应尽量使其简单。 |