|
自管理者管理的方法
作者： 转贴自：21品牌网 点击数：2044
1.积极利用情绪良好的时段，以提高工作效率 想做某一件事情，但是懒得动手。这种所谓缺少干劲的状态，相信每一个人都曾经有这种经验。有一些人说，遇到这种没劲的场合，只要自己勉强干上三十分钟到一个小时，注意力就会慢慢的产生，效率也会逐渐的提高。不过采取这种做法，在到达干劲十足以前的三十分钟乃至一小时之间，工作效率很差。因为勉强工作，你在总精神方面免不了会感觉到痛苦。基于此，绝对不能称之为良策。以你来说，遇到不起劲时，就会立刻把手边的工作置于一旁，再从非做不可的工作之中，找出自己最喜欢的工作，立刻着手去做。因为是自己喜欢的工作，自然就会产生工作热情，效率自然也会提高。总而言之，一开始就制造有劲的状态，然后再着手于你感到讨厌不想做的事情。如此，你就不会感到它像先前一般，叫人做不下去。一旦培养出干劲想要有效率地进行工作并不难。 又如，好不容易迸发出干劲，却必须为会客或者参加会议而离开。遇到这时，你会保持原状，就这样的离开。使用的资料以及书本仍然打开着，圆珠笔也随便搁下来。假如离开办公室时，把桌子整理干净的话，当你再回来时，又得耗费一些时间准备，否则，根本就不能进行工作。更坏的是工作停止前，好不容易才产生的干劲，如今又消失了。如果桌子上面仍然维持原状的话，在短时间内就可以恢复干劲十足的状态。为了提高效率，你不妨试试看! 2.为了提高效率，不妨在接近限期时，仍然做别的工作 很多人都认为，只要耗费时间工作总能够完成任务，实际上不见得完全如此。时间太充足的话，势必将在无关紧要之处多耗费时间，做起事来拖拖拉拉，缺乏一份紧张感。从你来说，除非接近限期，否则的话，都是先做别的工作。只有到了不做将会来不及时，才着手做本份的工作。处于这种情况时，由于限期将至，自然地注意力就会增高，效率也会转好。由于不能为其它事分心，完成的工作不但能够紧抓要点，同时显得简洁有力，效率也得到提高。管理者称之为期限届满的效果。 参加会计师考试时，方才能感到那种效果。会计考试及格率只有百分之十几，这及格率看起来并不太困难。不过，到了第二次考试，只有前两次考试合格者才能参加。两次考试总算起来的话，及格率还不到百分之一，被称为最困难的考试，合格率也只有百分之一，可见会计师的第二次考试有多么的困难。那时，真正准备应考的时间，比别人慢了一年以上。想不到，凭这种时间不足的情况，产生了爆发力，只经过短时间的准备，就通过了第二次的考试。从此以后，在日常生活里，也可时常活用限期将届的效果。至于所谓到期日还很长，不宜着手做事的方法，还有一个有利点。那就是能够缩短收集资料以及构想的时间。 人类是很奇怪的动物。一旦脑海里惦念东西时，就能够很敏感的引起反应。不管你是为别的事情找资料，或者是观看车厢里的广告，只要碰到有关的记载，就会感到眼前一亮。关于构想方面，只要内心有问题意识，碰到有关的事情，立刻就会产生很好的构想。如果很早就开始工作的话，为了寻找资料，树立构想，必须耗费很多的时间，东找找，西看看，很难拿定主意。例如实际开展工作时，才发现了新的情况，甚至再产生更好构想的话，反而令人内心感到混乱，而不知何去何从。开始工作后，虽然已经产生了问题意识，但是，仍然没有真正着手进行，反而处理其它的工作，这也正是所谓的发酵时间，能够使工作效率更为良好。欲有效率地进行构思还不确定的工作，这种方法最能发挥效用。 3.感到效率直线下降时，应该积极的休息 上午时间，脑力大都不差，但是到了下午，由于疲劳的累积，工作效率将逐渐下降。遇到这种情况，适度的休息是必要的。然而，遇到休息时，大多数的人都面对桌子，一副惘然若失的样子，好像有一种不愉快的念头，即休息就等于浪费时间。在你的观念里，工作效率一落千丈时，勉强打起精神工作，就是一种浪费。与其驱使浑浑沌沌的头脑长期作战，不如以适当的休息，使精神恢复清爽，如此才能提高工作效率。一旦感觉到效率明显降低时，就会立刻休息。遇到这种情况，通常休息三分钟也就足够了。或许有人会认为三分钟未免太短了吧?其实，这已经足够了。如果休息的时间比三分钟更长的话，再度开始工作，欲把头脑恢复到原来的状态，那就得耗费较长的时间，效率反而会降低。多数人认为，休息是指身体的静止状态。不过，管理者并不这样认为。遇到这时，管理者会积极地听自己喜欢的音乐，并且轻松地做体操。坐办公室而感到疲劳的最大原因，是长时间保持同样姿势造成的。遇到这种情况，只要使僵硬的肌肉恢复轻松，血液的循环就会转好，头脑也会感到清醒。不仅单纯使身体舒服，最好也使精神放松下来，以便再开始工作时能提高效率。称此为积极的休息。因为疲倦而不活动的话，身体固然可以达到休息的目的，但是头部并没有得到休息，如此对于提高工作效率是毫无帮助的。 4.发生麻烦时，先使精神轻松一下，然后再开始工作 管理者使精神转为轻松，不仅仅是对疲劳有效。例如在工作方面发生了麻烦，精神上受了打击，使用这种方法也非常有效。就像做错了事，被上司骂得狗血淋头，顾客抱怨发牢骚时，将有很长时间，叫你感到苦恼。心中感到苦恼时，即使勉强地工作，效率也不会提高。这时时，必须使自己轻松一下。不过，碰到麻烦时的轻松方法，不宜用消除疲劳的方法，使身体休息，或听听音乐，做一些轻松的运动，必须彻底的改变目标，使自己的精神焕然一新。遇到这种情况，最常使用的方式，就是跟人见面。一旦跟人见面时，不管你是否愿意，都得改换一下头面。如此一打开话匣子，不知不觉地的就会被对方的说词感染，以致在交谈完毕时，先前的焦虑不安，已消失殆尽了。另外一种方法是投入单纯的工作。 总之，使用头脑的工作，碰到心境不好时，非常难以全心地投入。最好以十分钟或二十分钟的时间，投入单纯的工作。如此，内心就会逐渐地风平浪静，新的干劲也会跟着产生了。像整理资料、整理杂记本都很不错。不过，在某些情况下，以上种种办法实在无法使自己保持轻松。为了应付这种情况，常常要针对各种麻烦，想出使自己保持轻松的方法。 例如，你不妨把麻烦分成A、B、C三级，遇到A级麻烦的话，让你自己保持半天的轻松，无牵无挂；若是B级的话，则保持两个小时，如果是C级，则保持三十分钟。经过如此决定以后，遇到有麻烦时，立刻就会萌出使自己轻松的念头。 5.利用六分钟为一单位的行动记录表，就可以发现看不到的时间 常常听到周围的人老是把没有时间……这一句话挂在嘴边。有些人为了争取更多的时间，甚至削减自己的睡眠时间。以长远的眼光来看，缩短睡眠时间，将在效率方面带来负面的作用。与其这样做，不如重估一下自己使用时间的方法，再仔细的思考，如何才能够把时间更为有效的使用。虽说重估一下时间的使用方法，然而，缺乏具体资料的话，实在很难以做客观的判断。奉劝管理，不妨书写一下自己的行动记录，即记下几点几分到几点几分做了些什么?以办公室来说，全体职员都使用时间分析单(以每六分钟为一单位，记录各人的工作。)提议以六分钟为单位，是因它为一小时的十分之一，即等于零点一小时，合计起来比较方便之故。实际地做这种记录的话，就可以获得种种的资料，对于提高工作效率，有效地活用时间，以及休息的计算方面，都非常有帮助。 最大的收获，不外乎是能发现时间如何的损失掉。或许，你自己以为分秒必争，很快地就能投入工作中。实际上，你却是拖拖拉拉的人。例如，必须耗费很长的时间，才能实际的投入工作中；或者集中一次就能做完的工作，却分成好多次，拖拖拉拉地做着。看了诸如这般眼睛看不到的时间耗损，这种时间分析单，就可以一目了然。同时，把这种记录累积以后，就可以从过去的资料中，推测出某种工作需耗费多少时间才能完成。即使有很多种方法，凭显示的数字，仍然可以找出最有效率的方法。正因如此，工作进度比较容易制订，进行的方式也会显得更有效率一些。在你想购进新的OA机器，或者某种文具时，也可以凭过去的资料，算出某人一年可以节约多少时间，再凭此数据决定购买与否。书写行动记录表的好处，可以说不胜枚举，至少，它可以把你日常不重视的东西，改变成具体的数值，使它变成视觉的东西。在平常，习惯于凭主观的记忆来考虑工作方法。然而，一旦把它变成客观的资料，就会察觉到实在太独断专行了。不过，一察觉到这件事以后，即可发现有效的使用时间方法，实在多得不胜枚举。因此，并不一定要耗费很长的时间，来书写行动记录表。其实，只要尝试一个星期，即可受到提高效率的各种启示。 6.对于感到厌恶的工作，可准备成功报酬给自己或家人，以激发干劲 人类对自己喜欢的工作，可以长久的集中精力。反之，如果是自己厌恶的工作，仅仅数分钟就会感到痛苦异常。有时实在提不起劲，真想半途放废呢!但是，工作岂能说不做就不做?大多数的人在责任感和紧迫感的驱使下，勉强的做下去。然而，在强迫之下做事，效率是绝对不可能提高的，只能应付的拖延下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起这个问题如何使苦差事在比较快乐的气氛下进行呢……，但是，工作的内容往往很少能够改变，至于所谓的快乐，只好由自己来制造。想来又想去，管理者认为单纯而最有效的方法，莫过于准备一份成功报酬，告诉自己做完工作，就能立刻去做某某事。这里所谓的某某事，只要是任何对你有吸引力的东西都行。例如，写完了这份报告书，就可以跟女朋友去逛街上馆子，或者去看那部一直想看的电影。如果是短时间内就能完成的事，就告诉自己，做完这项工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有这种经验，那就是在小学的时代，遇到考试前，父母对你说这一次考试的成绩很好的话，管理者就买那件你想要的东西送给你。为了得到梦寐以求的东西，对于自己厌恶的科目，只好狠下功夫。管理者所说的成功报酬，原理就跟这件事相同。 唯一不同之点，就是必须自己奖励自己。或许有人会认为那是哄骗孩子的勾当。不过，在请你如此想以前，先试试看。虽然是叫你感到厌烦的工作，一旦做完了，就可以享乐，想到这些，工作的干劲和效率会截然不同。如果想更进一步提高这种效果的话，那就把成功报酬扩大到家人身上，跟他们来一个良好的预约。管理者有时会对家人说：待管理者完成了这个工作，管理者就带你们到海外度假。甚至也决定了出发的日子，准备好机票以及住宿的饭店。如此把一切具体化之后，就很难以改变预定，也能够增强妻儿的信心，到了这种地步，自然就会产生无比的干劲，一心一意地把工作做完。对家人准备成功报酬的话，不仅能够提高你自己的干劲，甚至能使家人协助你。尤其是工作可能会拖长时，更具有神奇效果。不过，对于这种成功报酬，有一点必须特别注意，那就是达到报酬之路不能太长，纵然有很多乐趣可享，中途也很可能受到挫折。最好把成功报酬放置于伸手可及之处，如此才能够激发干劲。 因此，在从事困难的工作时，不仅是要准备一份最后的成功报酬，最好在实现中间目标时，也给自己准备一些报酬。 7.只要把日常的工作格式化，就可以防止工作的错误与疏忽 为了使工作有效率的进行，最好把各种格式化，即把来自经验的诀窍格式化。如此，不管在何时何地，任何人都可以采取最好的方法，在没有错误的情况下开始工作。对于这种工作的格式化，有些公司已经开始实施，不过对成为格式化对象者，几乎都 是高度或者复杂的工作。在日常生活里面，管理者认为可以大幅度的活用格式化。实际上，由于工作的诀窍不明了，而引起错误及疏忽者，不仅限于专业工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在办公室时，委托别人替你听电话，并且抄录电话的内容。如果抄录的内容，还是不能使你弄清楚对方之意的话，你就得去请教抄录者。诸如此类，如果在一天里发生几次的话，时间的损失就很惊人了。遇到这种情形，就算责备抄录者也不能解决问题。如果事前就规定抄录电话的格式，那就不可能发生错误。在管理者的办公室里，从专业的审查书类的写法，到电话的应答，邮件的处理等日常业务，都规定处理的格式，而且全部的工作人员都懂得其中诀窍。每次有新职员进入公司，都必须弄懂所谓的格式。在决定格式之际，有一件事必须特别注意，那就是不能一开始就期待完整。不管期待如何的完整，仍然会发生意外的事情。因此必须在这种心理下规定格式，再经过实际运用后，不断地添加内容。 经过如此的过程，才能够完成活的格式。对于所谓的格式，不妨加入一些小小的信息。以书类的写法格式来说，不妨提出该书类必须走的路程、所需时间、受理窗口的号码、公休日和何时最不拥挤等。这些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果将有天壤之别。有些人由于忽略了这种小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪费时间与精力。这种格式，恰如指示到达目的地的一幅地图。看到这幅地图的人，为了能够利用最短距离，走到目的地，必须加入适当的信息。 8.对于千篇一律的工作，只要怀疑以前的做法，就可以提高效率 很多人以抱怨的口吻说：到公司上班，每次都做千篇一律的工作，实在叫人感到厌倦……。的确，每天都依照上司的命令做事，很难以叫人产生干劲。不过，对于这种千篇一律的工作，只要不盲从以往的做法，自己想出一些点子的话，就能够使你感到趣味盎然。 在日常生活里，对于那些已经变成习惯的方法，往往会萌出怀疑的念头。例如扣衣服纽扣时，大家都从上面扣起。事实上，从最下面看得清楚的地方往上扣，不是更方便、更快速吗?又例如绝大多数的人放下圆珠笔时，都是把笔尖朝上，其实将笔尖朝下，不是更能够快速的拿起笔吗?只要如此的想，对于这以前若无其事的动作，你当会感觉到非常的新鲜。在工作方面亦复如此。碰到你想书写的报告书，而不能顺利地进行时，不妨稍为改变一下想法，先从你能够写出的地方着手。如此，由于受到前后段关系的启示，本来做不出的项目，突然使你一泄千里的发挥出来。如果拘泥于文章必须从第一段开始写的话，即囿于传统的观念之中，则必然浪费很长的时间，等到首段出现了，才能继续地写下去。在这种情况，能不感觉到厌倦才怪呢!对于日常工作方面，不妨对常规表示怀疑。如此，对于你认为千篇一律的工作，可能会有新的发现。 9.知道自己能够集中精力的限度，即可把它利用于提高效率 不管干劲如何的充足，人们能够集中精力做一件事的时间，总是有限度的。如果无视于这一点，只一心一意地面对桌子坐着，仍然不能提高工作效率，反而会使它不断的降低。你最好弄清楚自己能够集中精力的时间，再配合工作，把工作分成几节进行，如此效果比较好。一般来说，一个人能集中精力做一件事的时间，大约为九十分钟。正因为如此，大学的教授，电影的放映时间都被设定于九十分钟前后。不过，电影的放映时间都被设定于九十分钟则后。不过，这并非铁则，仍然有个人差异。同时，根据工作的内容，能够集中精神的时间也不一样。不管是什么人，只要是自己感到兴趣的事情，集中精神两、三小时根本就不成问题。如果窗外有烦人的噪音，则能够集中精神的时间也会缩短。集中精神这一件事，往往会受到环境的左右。把这些现象联想起来，当可判断，能集中精神的时间的确有个限度。因此，最重要的一件事情，是从经验中，找出最适合于自己的集中精神时间。一旦获知并把握自己能集中精神的时间，那就能够找出提高工作效率的方法。如果你认为自己集中精神的限度为六十分钟，那就全力投入于六十分钟的工作。做满了六十分钟的工作，休息一会儿，使自己轻松一下，再集中精神另做六十分钟的工作。如此的话，工作效率也会在无形中提高。或者改变工作的内容也不错。譬如做好一段校对的工作之后，改成会客，如此，即可使精神为之一振。一提起工作，有些人以为必须整天面对着桌子进行。事实上并非如此，不时的管理自己，提高效率，这才是真正的工作。 10使用进度表把必须做的事视觉化，如此就能用眼睛体会到成就感 工作必须长期地延续下去，那就必须知道目前完成了多少?还剩下多少?如果不能确实地把握的话，将陷入不安之地，工作效率也无法提高。因此，必须实现的目标越大，越能够客观的确认其进行状况。为了做到这一点，必须把它视觉化。对你来说，遇到报考大学，参加政府举办的考试时，都以自制进度表的方式，使目标的完成视觉化。在一张纸上画了细小的格子，格子的横面写着完成目标必须做的事情，每当完成一件事情，就使用红色的奇异笔把该格子涂掉。 这样做的话，就可以一目了然的看出，自己正处于起点与目标之间的那一点。对于下一步应该做什么?才能胸有成竹，不至于感到茫茫然。在这种情况下，工作自然能够很有效率地开展下去。而且，涂掉一个格子所产生的成就感，能够增强对下一步挑战的信心。除此之外，使用这种进度表的好处，那就是能看出目标与实绩之间的差距。早晨在决定工作程序时，虽然列下了今日工作的范围，但是，有时却无法达到这个范围。到这时，如果有工作进度表的话，就能够一眼看出完成了目标的几个百分点。如果不会达到最后目标的话，又可以当成发现问题点的反省资料。目标只是驱使工作有效率进行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是--自己分析目标与实绩之间的差距。如果没有这个过程的话，无论到何时都不可能有进步。 11.只要意识到自己的时间浪费，工作的效率就会完全不同 一旦认为时间很充裕的话，往往就会毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果认为今天做不完，明天再来，或者加班的话，效率就会一天比一天差。时间也有代价。如果不会在一定的时间内，赚得自己时间价值以上的东西的话，收入将会为负值。正因为如此，时常存有自己时间价值的意识判断。如此，想提高生产积极性的意识就会发生作用，自然就能够很有效率地进行工作。不仅吊儿郎当的德行会消失，而且又能够激发产生提高工作效率的构想。当大学毕业，进入国际性会计事务所上班时，才对时间的价值有了强烈的意识。这家会计事务所的主要业务有会计监查、税务，和财政问题等。几乎所有的经费都属于人的费用。因此，制订收费标准时，都以时间做为准则。因此，不会把时间有意义、有效率地使用的话，报酬可能少于花费。正因为看到企业界严酷的现实，因此才有了时间并非免费的意识。一直到今天，虽然已拥有自己的事务所，但是仍然活用这宝贵的经验，时时想着时间的价值。或许对于事务人员来说，欲利用有形之物，比较生产性与时间价值间的平衡，似乎有一点困难。然而，只要从工资、年薪、加班费等的金额，算出自己一个小时有多少代价时，你对时间的意识就会大幅度的改变。 12.完成一件工作之后，尽早地写下问题点诀窍 不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，绝大多数人都会满足于结果，而很少去注意其过程。其实，这种态度是不对的，也可以说非常的可惜。越是重复出现错误的工作，越能得到新的窍门和反省问题。如果把这种贵重的副产品忽略掉，它就会被赶到意识的角落。遇到下次又得做同样的工作时，就得重头再来。 因此，在做完一件事以后，必定会以备忘录的方式，把跟下一次工作有关的新发现，反省的事项记录下来。如此，把眼睛能看到的东西记录下来，下次就不至于犯同样的错误，也不会在同一个地方浪费时间，就算是委托他人，也可以很有效率地进行。 使用枪的人，拔起枪来很迅速。枪一旦刺入敌人，不立刻拔开的话，将很难拔出来。因此，刺倒眼前的敌人以后，必须很快地进入下一个情况，因为一支枪，不能同时对付两个敌人。工作方面也是如此。完成一件工作的结果，等于刺倒一个敌人，如果满足于这一点，而忘掉拔出枪的话，将不可能使其余的工作继续有效率地进行。有道是打铁要趁热，重新评估刚完成的工作，应该趁着记忆深刻时马上进行，才会更有效率。 |